Project Management: In a Nutshell.

Janjian dengan teman untuk nongkrong, merencanakan menonton suatu film di bioskop, menyusun rencana surprise ulang tahun teman, membuat rencana makan keluarga, dan beberapa hal sederhana lain yang biasa kita lakukan, pada dasarnya adalah kegiatan project yang secara tidak kita sadari kita lakukan. Suatu proyek adalah rangkaian aktifitas yang bersifat unik dan memiliki jangka waktu tertentu hingga aktifitas tersebut dinyatakan selesai. 

Sama halnya dengan bagaimana kita menyusun agenda untuk hangout bersama dengan teman kita, baik itu untuk makan, nonton bioskop, atau liburan ke suatu tempat bersama, kita akan selalu melakukan perencanaan. Secara tidak disadari kita melakukan perencanaan seperti dengan menentukan siapa saja yang akan kita undang untuk ikut bersama dengan kita, kemudian  menentukan tanggal yang tepat untuk agenda tersebut dilaksanakan, kemudian menentukan tempat di mana kita akan berkumpul. Belum lagi ditambah dengan bagaimana kita bertemu di tempat itu, apakah kita berangkat sendiri atau berangkat bersama. Jika berangkat bersama siapakah yang akan menjemput, dan bagaimana rute penjemputan tersebut. Perencanaan-perencanaan seperti ini secara tidak sadar selalu kita lakukan dalam kegiatan-kegiatan kita yang sifatnya sesekali atau bukan rutinitas dari apa yang biasa kita jalankan.

Bila kembali dalam konteks project management, secara garis besar project management dibagi menjadi empat tahapan proses, yaitu proses inisiasi, perencanaan, eksekusi & monitoring, dan yang terakhir adalah closing atau penutupan. Inisiasi sendiri berhubungan dengan bagaimana kita akan mendefinisikan suatu project yang akan kita jalankan. Beberapa hal yang krusial pada tahap inisiasi ini adalah kita mencari tahu apa yang menjadi latar belakang proyek tersebut, kenapa proyek tersebut dilakukan, serta mencari tahu apa yang menjadi tujuan dari project tersebut, dan yang terakhir adalah cakupan project tersebut. 

Tahapan inisiasi menjadi sangat penting karena pada dasarnya proyek memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi, serta banyak hal atau faktor-faktor yang kita tidak bisa sepenuhnya kontrol, sehingga mengetahui apa yang menjadi latar belakang, tujuan capaian, dan cakupan yang dikehendaki akan sangat membantu kita dalam memandu kita dalam setiap proses pengambilan keputusan yang akan kita ambil kedepannya selama project berlangsung. Perencanaan akan berfokus pada bagaimana cara kita melakukan proyek tersebut. Berapa jumlah orang yang tergabung, siapa saja orang yang harus terlibat, berapa besar biaya yang dibutuhkan, aktifitas apa saja yang perlu kita lakukan, berapa lama kita akan menjalankan proyek ini. Eksekusi dan monitoring atau pengawasan dilakukan lebih pada kita menjalankan apa yang sudah kita rencanakan sebelumnya. Di tahap inilah di mana ketidakpastian sering muncul, terlebih dari hal-hal eksternal yang kita tidak rencanakan sebelumnya. 

Di tahap eksekusi ini pula pentingnya tujuan dan cakupan project akan mengingatkan kita mengenai apa saja yang perlu kita lakukan sekarang untuk mendukung tercapainya proyek ini, atau aktifitas yang perlu ditunda karena diluar cakupan dari proyek dan tidak mendukung pencapaian proyek itu sendiri. Proses pengambilan keputusan di tahapan eksekusi inilah yang seringkali menjadi perangkap bagi orang-orang yang melaksanakan suatu project, karena melupakan apa yang menjadi tujuan capaian dan cakupan dari proyek yang dijalankan. Tahap yang terakhir adalah closing, di mana tahap ini menjelaskan bagaimana pencapaian dari proyek, dan yang terpenting dan harus dilakukan adalah pembelajaran apa yang bisa diambil dari proyek yang dilakukan. Pembelajaran ini penting dilakukan karena seperti yang sudah disebutkan di awal, bahwa proyek memiliki sifat yang unik, yang artinya setiap pembelajaran yang didapatkan di satu proyek, akan sangat berharga dan bisa menjadi masukan di proyek-proyek lain kedepannya.

Secara umum, kesuksesan suatu project dapat dinilai dari tiga hal; ketepatan waktu, ketepatan anggaran, dan ketepatan hasil (kualitas dan capaian yang diharapkan). Hal penting lainnya dan mendasar dari pengelolaan proyek adalah komunikasi dan koordinasi. Komunikasi  koordinasi yang baik harus dilakukan baik di dalam anggota tim proyek, ataupun pemangku kepentingan yang menjadi komite di dalam proyek. Bagaimana pengelola proyek membagikan update yang rutin kepada pemangku kepentingan akan menjaga kelancaran dari suatu proyek dan sekaligus memastikan outcome yang diharapkan dari proyek yang dilakukan sesuai dengan ekspektasi yang dimiliki oleh para pemangku kepentingan.