Beban kerja tiap orang pasti berbeda. Namun, beban kerja yang diimplementasikan di suatu departemen dengan fungsi yang sama, biasaya sama bebannya. Misalnya pekerjaan teller di suatu departemen, pasti sama dan tak jauh berbeda. TEtapi ada rekan kerja yang bisa menyelesaikan tugasnya lebih cepat dibandingkan dengan temannya. Hal ini tentu dipengaruhi tingkat kerumitan tugas dari orang yang berlainan departemen. Tetapi hal ini bisa juga terjadi karena cara kerja dari orang yang kurang efisien.
Apa penyebab kerja tidak efisien?
Penyebabnya beragam. Diantaranya, distraksi berupa telepon dari klien, oborolan, atau candaan rekan kerja yang berkelanjutan, godaan memainkan gadget, media sosial dan gangguan lain yang bisa mengganggu konstrasi kerja. Pemicu lainnya adalah kebiasaan menunda pekerjaan, bekerja setengah hati, dan multitasking. Hal ini bisa membuat pengerjaan tugas lebih lama.
Ada sejumlah kita agar pengerjaan tugas di kantor menjadi lebih efisien:
1. Menyusun daftar pekerjaan yang akan dilakukan dalam satu hari. Tempatkan jenis tugas yang menjadi prioritas pada posisi paling atas. Berikan durasi pengerjaan setiap tugas. Misalnya, membuat laporan bulanan 3 jam, menyusun presentasi 1 jam, dan membuat surat kerja sama 20 menit. Usahakan menepati alokasi waktu yang telah disusun. Jangan lupa, sedikan waktu cadangan bila ditba-tiba terdapat tugas dadakan yang harus dikerjakan lebih dulu.
2.Jauhkan sumber pengganggu konsentrasi. Jika gadget seperti ponsel hanya difungsikan untuk memeriksa pesan pribadi, sebaiknay jauhkan dari jangkauan. Namun, bila pesan dalam ponsel terkait pekerjaan, Anda bisa mendekatkan ponsel agar lebih mudah diakses.
3.Hindari kebiasaan menunda pekerjaan. Hal ini kerap dilakukan banyak orang. Hal ini kerap dilakukan banyak orang. Banyak orang berpikir karena masih jauh dari tenggat, pekerjaan bisa dikerjakan lebih santai. namun, tanpa didigua, mendadak muncul tugas-tugas yang lain. Pengerjaan tugas utama dengan tenggatpun bis amundur. Jika pengerjaan tugas lebih cepat dan tanpa menunda, seseorang pun bisa pulang lebih tepat waktu tanpa lembur.
Jadi kunci dari bekerja lebih efisien adalah dengan memusatkan pikiran pada pekerjaan yang sedang ditangani. MEskipun terdengar suara berisik atau banyak rekan kerja suara berisik atau banyak rekan kerja mengobrol di sekitar Anda, usahakanlah tidak menanggapi. Fokuslah pada pekerjaan yang sedang ditangani.
Meskipun bekerja dengan fokus tinggi, usahakan kita merasa nyaman dan senang dalam bekerja. Sebaiknya kerjakan tugas sampai selesai, barulah setelah itu kita bisa beristirahat atau bersantai sejenak.
Sumber: Kompas