Catatan dari Knowledge Exchange (2)
Jakarta-Kekuatan suatu lembaga ditentukan desain komunikasinya. Ketidakmampuan mengelola sumber daya internal akan menyebabkan tidak terdistribusinya informasi dan komunikasi yang seimbang antara staf dengan pemangku kebijakan suatu lembaga.
Bila hal itu terjadi, dapat dipastikan sebuah lingkup organisasi akan terjebak pada gerakan yang terbatas. Jika pengetahuan dan informasi hanya berada di tangan atau kendali pimpinan, jajaran staf yang menjadi pendukung, misalnya di badan penyelenggara pemilu seperti Komisi Pemilihan Umum akan kehilangan kepercayaan diri pada tugas-tugas pentingnya.
Menurut Arif Budiman, Komisioner KPU RI, publik yang menaruh kepercayaan tinggi pada KPU selama ini harus dikelola dalam sistem informasi dan komunikasi yang kuat. “Namun kita membutuhkan komunikan atau penyampai informasi yang dipercaya publik. Sebab itu akan mengakibatkan apakah setiap informasi yang disampaikannya dapat dipercaya,” ujar Arif, komisioner asal Jawa Timur ini, Kamis (26/2).
Peita Mamo, ahli komunikasi AEC (KPU Australia – pen) yang menjadi narasumber utama di forum Knowledge Exchange mengatakan, sistem informasi yang dikembangkan penyelenggara pemilu di Negeri Kanguru menempatkan seorang pejabat dari jajaran komisioner sebagai juru bicara, untuk hal-hal yang bersifat strategis.
“Pada aspek teknis, kepala bagian atau staf terkait bisa mewakili lembaga untuk berbicara ke media atau publik, namun harus tetap di bawah pengetahuan pejabat di atasnya. Di Australia berlaku hal demikian, hal itu untuk tetap menjaga kepercayaan publik pada setiap informasi yang disampaikan ke masyarakat,” ujar Peita.
Ia menekankan, pentingnya sebuah intranet untuk menjamin kepastian informasi dan memastikan pengetahuan yang sama bagi seluruh staf di level apapun. Intranet harus dipastikan hanya untuk mewadahi kepentingan internal kelembagaan, sementara hubungan eksternal dapat memanfaatkan media centre, semisal penggunaan website resmi yang diakses publik.
“Intinya, setiap staf atau pejabat hanya boleh berbicara ke media sesuai kewenangan dan tugas pokoknya. Tidak bisa dibiarkan seorang pejabat di tingkat daerah mempersoalkan masalah umum terkait kebijakan yang sifatnya hirarki. Demikian pula, pejabat di atas sebaiknya memberi kesempatan kepada pejabat di bawahnya untuk dapat berbicara sesuai kewenangan dan tanggung jawabnya,” papar perempuan semampai ini.
Pakar komunikasi itu juga banyak membahas dan mengurai varian lainnya, sekaitan strategi yang bagi penulis cukup memberi pengetahuan baru, bagi peningkatan proses sosialisasi dan apa yang dibutuhkan untuk pendidikan pemilih. Kekayaan pengalamannya di banyak negara, menunjukkan kapasitasnya yang meyakinkan.
“Gunakan materi yang sesuai, tepat waktu, serta konsisten. Keberhasilan program tidak selalu melalui kampanye yang membutuhkan anggaran sangat besar, tetapi bagaimana kita mampu menentukan cara yang lebih tepat, sesuai sasaran. Itu semua harus dilihat pada beberapa aspek,” beber Assistant Director Australian Electoral Commission ini.