Setiap negara yang mendapatkan kunjungan dari tamu negara asing pasti akan ada tata cara penyambutan yang dilakukan. lalu bagaimana caranya?
Setiap acara resmi negara selalu diatur oleh seorang protokoler mulai dari tata tempat, pakaian, tata upacara dan tata penghormatan. sesuai dengan Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan. sesuai dengan pasal 1 ayat 1 keprotokolan adalah serangkaian yang berkaitan dengan kegiatan dengan aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau tokoh masyarakat.
Sama hal nya dengan tata cara penyambutan tamu negara yang diatur oleh seorang protokoler. sebelum tamu negara hadir team keprotokolan harus sudah menyiapkan seluruh perencanaan nya mulai dari peninjauan ke lokasi upacara, permintaan data cuaca pada saat upacara, menyusun tata ruang dan tempat dan penentuan alat - alat dan perlengkapan upacara. lalu pada saat hari penyambutan team keprotokolan harus memastikan kembali bahwa:
- seluruh perlengkapan upacara sudah siap
- pasukan masuk formasi dan persiapan
- para undangan sudah tiba di tempat upacara
- Presiden RI dan Ibu Negara sudah tiba di tempat upacara
- Wakil Presinden RI dan Ibu sudah tiba di tempat upacara
Berikut adalah tata cara dalam penyambutan tamu negara Republik Indonesia sebagai berikut:
1. Pesawat Tamu Negara Mendekati Daerah Upacara
Ketika pesawat yang membawa tamu negara mendekati daerah upacara penyambutan dan presinden atau wakil pemerintahan sudah terlihat maka para undangan dan pasukan jaga kehormatan mengambil sikap sempurna, para undangan menempatkan dirinya sesuai dengan urutan tata tempat yang telah di tetapkan dan masyarakat tamu Negara di Indonesia menempatkan dirinya pada urutan tata tempat paling akhir.
2. Pesawat Tamu Negara Tiba di Tempat Upacara
Pada saat pesawat sudah mendarat dan pintu pesawat telah dibuka maka kepala protokol Negara bersama - sama Duta Besar tamu Negara naik ke pesawat dan mempersilahkan tamu Negara dan rombongan resmi turun dari pesawat. untuk rombongan staf dan wartawan turun melalui pintu belakang dan langsung menuju ke kendaraan yang akan membawa mereka ke tempat penginapan dan rombongan wartawan mengambil posisi tempat dipodium wartawan.
3. Pada Saat di Tangga Pesawat
- Tamu Negara disambut oleh Presiden/Wakil presinden beserta ibu negara dan pejabat pendampin dan Gubernur DKI Jakarta
- Pengalungan bunga kepada tamu Negara dan Nyonya dilakukan oleh Puteri Indonesia
- Presiden/Wakil Presinden RI memperkenalkan para menteri pendampin dan ajudan yang diperbantukan kepada Tamu Negara
- Setelah itu Tamu Negara memperkenalkan para menteri pendampingnya kepada Presiden/Wakil Presiden RI
- Setelah acara perkenalan selesai, kepala protokol Negara mempersilahkan Presinde/Wakil Presiden RI dan Tamu Negara berserta rombongan menuju ke mimbar upacara kehormatan
- Istri Tamu Negara dan Ibu Negara RI berdiri di mimbar belakang Tamu Negara dan Presiden
- Wakil Presiden dan Ibu berdiri di samping mimbar
4. Salam Kebangsaan
setelah melakukan penyambutan dan perkenalan di mimbar baik Presiden RI dan Tamu Negara selanjutnya dilakukan salam kebangsaan sebagai rasa hormat antar Negara dengan aturan sebagai berikut:
- Pasukan jaga kehormatan memberi aba - aba "Hormat Senjata" dengan sangkur terpasang pada waktu Tamu Negara dan Presiden/Wakil Presiden RI telah berada di mimbar
- Korsik memperdengarkan lagu kebangsaan Tamu Negara dengan disusul oleh lagu kebangsaan Indonesia Raya
- Baterai Artileri Kehormatan memberikan 21 kali tembakan penghormatan (untuk tingkat perdana menteri hanya 19 kali tembakan)
- Dari awal hingga akhir penembakan diusahakan bersamaa dengan lamanya diperdengarkan kedua lagu kebangsaan
- Lalu pasukan Jaga Kehormatan memberikan perintah "Tegak Senjata" setelah kedua lagu kebangsaan selesai diperdengarkan
5. Laporan Komandan Upacara
- Sangkakala berbunyi "Tanda Laporan"
- Selesai tiupan sangkakala dan Up maju ke depan mimbar dan lapor : "Lapor upacara dalam rangka penyambutan Tamu Negara dan pemerikasaan pasukan siap untuk dimulai"
- Selesai laporan dan UP tidak kembali ke tempat tetapi siap untuk mengikuti acara pemeriksaan pasukan.