Presiden Joko Widodo dalam sambutannya pada Hari Kearsipan Nasional ke-50 menyampaikan bahwa pengelolaan arsip harus dilakukan dengan cara-cara baru, dengan memanfaatkan kemajuan teknologi digital. Tentu saja kemajuan teknologi ini salah satunya kecerdasan buatan (artificial intelligence/AI).
Kemajuan teknologi khususnya teknologi informasi adalah sebuah keniscayaan yang tidak dapat dihindari. Tujuannya tentu dapat membantu pekerjaan manusia menjadi lebih mudah. Pada konteks Revolusi Industri 4.0, beberapa perkembangan teknologi informasi yang penting di antaranya adalah big data, AI, blockchain, dan teknologi finansial (tekfin). Inovasi teknologi informasi ini kemudian mempengaruhi lahirnya inovasi di bidang lain, seperti pemerintahan, transportasi, ekonomi, komunikasi, dan lainnya. Sebagai contoh, Pemerintah Provinsi DKI Jakarta telah meluncurkan program Jakarta Smart City yang berbasis data, real-time, internet, dan algoritma kompleks (Saunders and Baeck, 2015).
Lalu, bagaimana dengan bidang kearsipan?
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai lembaga kearsipan tingkat pusat tentu harus menjadi pionir dalam pengembangan kecerdasan buatan dalam bidang kearsipan.
Beberapa penerapan kecerdasan buatan dalam bidang kearsipan antara lain adalah dalam penentuan klasifikasi, transkripsi (contoh: dari suara ke teks, optical character recognition), transliterasi, maupun penyusutan arsip, tentunya dalam konteks arsip digital (Rolan, et.al, 2018). Di luar itu terdapat peluang untuk melakukan pekerjaan kearsipan menggunakan kecerdasan buatan, yaitu pengolahan arsip foto.
Arsip Foto
Arsip foto menjadi bagian dari khazanah arsip yang dimiliki oleh ANRI selain arsip kertas (konvensional) dan media lainnya. Arsip foto tersebut banyak dimanfaatkan oleh para pengguna arsip dari berbagai kalangan, baik internal maupun eksternal. Pada penggunaan internal, arsip foto sering digunakan untuk pameran kearsipan (termasuk pameran virtual) dan juga penulisan naskah sumber arsip. Sementera pada penggunaan eksternal, arsip foto sering digunakan untuk penulisan sejarah, profil lembaga, dan biografi. Pada kalangan pers, arsip foto sangat penting pengunaannya dalam pembuatan film dokumenter maupun penyusunan infografis yang disajikan pada media-media elektronik.
Jumlah arsip foto yang tersimpan di ANRI yaitu 3.460.868 lembar. Akan tetapi, dari keseluruhan jumlah tersebut baru 150.043 lembar yang sudah diolah atau sekitar 4,34% (Data Khazanah Direktorat Pengolahan tahun 2021). Tentunya kondisi tersebut menjadi masalah terkait akses dan kebutuhan informasi untuk masyarakat. Karena syarat arsip dapat diakses apabila telah dibuat sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids) sebagai hasil (output) dari kegiatan pengolahan arsip statis pada lembaga kearsipan (Peraturan Kepala ANRI Nomor 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Penemuan Kembali Arsip Statis).
Beberapa kendala dari pengolahan arsip foto adalah kesulitan dalam tahapan deskripsi. Untuk menguraikan informasi deskripsi dalam sebuah foto dibutuhkan pengenalan nama tokoh, peristiwa, tempat, dan waktu kejadian. Dalam hal pengenalan tokoh, selama ini arsiparis melakukannya dengan cara manual, yaitu mencari melalui buku atau internet. Hal ini tentu menyita waktu dalam proses deskripsi arsip. Oleh karena itu, perlu sebuah ide penggunaan kecerdasan buatan untuk membantu arsiparis mendeskripsi arsip foto khususnya dalam hal mendeteksi identitas tokoh.
Kecerdasan Buatan