Definisi Perencanaan dalam Organisasi
Perencanaan mencakup menetapkan tujuan organisasi, merumuskan strategi, dan mengembangkan rencana formal dengan tujuan tertulis dan program tindakan spesifik. Ini dapat bersifat informal atau formal, dengan formal melibatkan dokumen tertulis dan berbagi tujuan dengan anggota organisasi. Dalam konteks buku ini, "perencanaan" mengacu pada perencanaan formal.
Mengapa Diperlukan Perencanaan?
- Memberikan Arah: Koordinasi dan kerja sama untuk mencapai tujuan.
- Mengurangi Ketidakpastian: Mengantisipasi perubahan dan merespons efektif.
- Meminimalkan Pemborosan: Mengidentifikasi dan mengatasi ketidakefisienan.
- Menetapkan Tujuan untuk Pengendalian: Membuat standar untuk mengukur pencapaian tujuan.
Jenis-jenis Perencanaan:
- Rencana Strategis VS Rencana Operasional
Rencana yang diterapkan pada seluruh organisasi, yang menetapkan tujuan organisasi secara keseluruhan, dan yang berupaya memposisikan organisasi dalam kaitannya dengan lingkungannya disebut rencana strategis. Rencana yang merinci rincian bagaimana tujuan keseluruhan ingin dicapai disebut rencana operasional. Rencana strategis dan operasional berbeda dalam kerangka waktunya, ruang lingkupnya, dan apakah rencana tersebut mencakup serangkaian tujuan organisasi yang diketahui atau tidak.
- Rencana Jangka Pendek VS Rencana Jangka Panjang
Analis keuangan secara tradisional menggambarkan hasil investasi sebagai jangka pendek, menengah, dan panjang. Rencana jangka pendek mencakup kurang dari satu tahun. Jangka waktu apa pun yang melebihi lima tahun diklasifikasikan sebagai rencana jangka panjang.
- Rencana Spesifik VS Rencana Terarah
Rencana spesifik mempunyai tujuan yang jelas, tidak terdapat ambiguitas, dan tidak ada masalah dengan kesalahpahaman. Di lain sisi, rencana terarah mengidentifikasi pedoman umum. Prinsip-prinsip ini memberikan fokus namun tidak mengunci manajemen pada tujuan-tujuan atau tindakan-tindakan tertentu.
- Rencana Sekali Pakai VS Rencana Tetap
Beberapa rencana yang dikembangkan oleh manajer bersifat berkelanjutan sementara rencana lainnya hanya digunakan sekali. Rencana sekali pakai adalah rencana satu kali yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan situasi unik. Misalnya, ketika Walmart ingin memperluas jumlah tokonya di Tiongkok, para eksekutif tingkat atas merumuskan rencana sekali pakai sebagai panduan. Sebaliknya, rencana tetap adalah rencana berkelanjutan yang memberikan panduan untuk aktivitas yang dilakukan berulang kali.
Faktor Kontingensi dalam Perencanaan
- Tingkat dalam Organisasi (Level in the Organization):
Secara umum, perencanaan operasional mendominasi aktivitas perencanaan manajer tingkat bawah. Ketika manajer naik dalam hierarki, peran perencanaan mereka menjadi lebih berorientasi pada strategi. Upaya perencanaan yang dilakukan oleh para eksekutif puncak organisasi besar pada dasarnya bersifat strategis. Dalam bisnis kecil, tentu saja, pemilik-manajer perlu melakukan keduanya.
- Tingkat Ketidakpastian Lingkungan (Degree of Environmental Uncertainty):
Jika terjadi perubahan teknologi, sosial, ekonomi, hukum, atau perubahan lain yang cepat dan penting, maka jalur yang ditetapkan dengan baik dan tepat akan lebih mungkin menghambat kinerja organisasi daripada membantunya. Ketika ketidakpastian lingkungan hidup tinggi, rencana spesifik harus diubah untuk mengakomodasi perubahan yang seringkali menimbulkan biaya tinggi dan penurunan efisiensi. Dalam lingkungan yang sangat kompetitif saat ini, di mana para pengganggu menyerang sebagian besar industri, variabel kontinjensi ini menunjukkan bahwa rencana harus lebih fleksibel-oleh karena itu, kurang spesifik dan mencakup jangka waktu yang lebih pendek.
- Panjangnya Komitmen Masa Depan (Length of Future Commitments):
Semakin besar pengaruh rencana saat ini terhada komitmen masa depan, semakin panjang jangka waktu yang harus dibuat manajemen untuk membuat rencana. Konsep ini berarti bahwa rencana harus diperluas hingga mencapai komitmen yang dibuat saat ini. Perencanaan untuk jangka waktu yang terlal lama atau terlalu pendek tidaklah efisien. Manajer tidak merencanakan keputusan di masa depan. Sebaliknya, mereka merencanakan dampak masa depan dari keputusan yang mereka buat saat ini. Keputusan yang diambil hari ini menjadi komitmen terhadap tindakan atau pengeluaran di masa depan.
Tujuan: Landasan Perencanaan
Objektif adalah tujuan. Istilah-istilah ini dapat digunakan secara bergantian dan mengacu pada hasil yang diinginkan untuk individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Objektif menyediakan arah untuk semua keputusan manajemen dan membentuk kriteria terhadap pencapaian yang sebenarnya dapat diukur. Itulah sebabnya mereka menjadi dasar dari perencanaan.
Objektif yang Dinyatakan VS Objektif yang Sebenarnya
Objektif yang dinyatakan adalah pernyataan resmi dari apa yang organisasi katakan-dan apa yang ingin dipercayai berbagai publik-adalah tujuannya. Namun, objektif yang dinyatakan sering bertentangan dan terlalu dipengaruhi oleh harapan masyarakat. Konflik ini terjadi karena organisasi harus merespons berbagai kelompok dengan kriteria yang berbeda. Manajemen seringkali mengatakan hal yang berbeda kepada audiens yang berbeda. Untuk mengetahui objektif sebenarnya sebuah organisasi, perhatikan tindakan yang dilakukan oleh anggota organisasi, karena tindakan menentukan prioritas. Objektif yang dinyatakan oleh manajemen puncak harus dianggap sebagai fiksi.
Penetapan Objektif Tradisional
Objektif tradisional adalah kontrol dari manajemen puncak yang menetapkan target dan kemudian mengevaluasi kinerja. Dalam pendekatan ini, objektif ditetapkan dari atas dan dipecah menjadi sub-tujuan untuk setiap level organisasi. Objektif yang didefinisikan secara luas oleh manajemen puncak harus diubah menjadi spesifik saat menyebar ke bawah organisasi, menyebabkan kehilangan kejelasan dan kesatuan.