Manajemen waktu adalah keterampilan yang harus sikuasai banyak pekerja. Sebagai manajer, Anda bertanggung jawab atas waktu Anda sendiri dan para pekerja yang sedang Anda awasi. Mengatur waktu untuk mencapai segala sesuatu terkadang mungkin tampak tidak mungkin.
Tapi beberapa perubahan sederhana dalam pemikiran bisa membantu Anda mengatasi masalah waktu Anda dan menggunakannya secara lebih produktif. Beberapa teknik sederhana bisa membantu Anda mulai menguasai ketrampilan manajemen waktu yang sulit dipahami.
- Atur daftar tugas
Tulis semua daftar tugas Anda di atas kertas. Simpan catatan atau gunakan aplikasi pencatat yang berguna untuk menulis semua hal yang harus Anda lakukan. Kemudian, atur daftar Anda menurut jenisnya, dan gunakan kertas berbeda atau folder untuk masing-masing kategori.
Jadwalkan semua, dan masukkan tiap item pada kalender Anda. Selalu komitmen pada durasi waktu yang tepat untuk tiap tugas, dan pastikan Anda benar-benar selalu memeriksanya. Pastikan Anda tidak membuat daftar lain untuk menangani tanggung jawab lainnya.
- Lakukan satu jenis tindakan pada saatu waktu
Membuat panggilan telepon, menulis proposal, hingga menjawab email dalam sekali waktu justru membuat Anda kurang produktif. Setiap jenis tindakan butuh waktu, dan otak Anda harus bekerja, berhenti, lalu mulai lagi pada tugas baru.
Cobalah menyelesaikan jenis tugas yang sama sebelum beralih ke langkah berikutnya. Buat panggilan telepon Anda, lalu jawab email, lalu tulis proposal. Anda mungkin akan menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas Anda.
- Hilangkan gangguan
Anda mungkin tidak bisa menghilangkan semua interupsi. Orang masih butuh waktu dan perhatian Anda sepanjang hari, Anda harus menanggapi keluhan dan memutuskan segera. Tapi Anda bisa "melatih" orang lain untuk memberi Anda waktu yang Anda butuhkan supaya pekerjaan selesai.
Jangan ragu untuk menghalangi waktu agar tidak terganggu. Biarkan telepon Anda masuk ke voice mail. Matikan notifikasi email dan pesan instan Anda. Dan jika Anda bekerja di bagian layanan konsumen, jadwalkan pemblokiran singkat untuk jangka waktu tertentu.
- Berkomunikasi
Mudah untuk membiarkan komunikasi hancur saat Anda fokus pada manajemen waktu. Tapi jangan lupa menyapa orang lain. Biasakan bertanya pada diri sendiri apapun yang Anda lakukan adalah demi pengelolaan waktu.
Mulailah rekam pemikiran, percakapan dan aktivitas sehingga Anda bisa mendapat ide tentang berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk masing-masing. Jadwalkan waktu untuk bersosialisasi dengan orang lain mengenai tugas dan proyek yang punya prioritas tinggi.
- Rencanakan waktu istirahat
Penting untuk rileks, dan Anda benar-benar akan kembali terisi dan lebih produktif. Dan bersikaplah fleksibel, Anda tidak perlu langsung menangani setiap tugas baru saat masuk. Rencanakan waktu istirhat secara berkala, dan tetapkan batas waktu untuk setiap tugas yang ditangani.