Banyaknya informasi yang diperlukan bagi kegiatan manajemen, mengakibatkan kegiatan pengolahan informasi dilakukan oleh manusia dan mesin (komputer). Komputer hanyalah sebagai alat bantu manusia dalam pengolahan data. Oleh karena itu untuk melaksanakan SIM sebaiknya seseorang memiliki pengetahuan yang cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Pengolahan informasi oleh manusia, biasanya digunakan sistem file. Dahulu umumnya sistem file dilakukan oleh masing-masing bagian organisasi, sehingga sering terdapat duplikasi informasi yang menimbulkan inefisiensi dalam pengolahan maupun pengendaliannya. Oleh karena timbul sistem informasi manajemen yang merupakan sistem informasi yang terpadu, dimana data diintegrasikan melalui sistem database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer).
Seseorang yang memiliki tugas mengambil keputusan tidak cukup hanya menerima data saja. Mereka juga memerlukan cara pengolahan data menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Semua ini akan terpadu dalam penggunaan SIM. Berikut ini beberapa keuntungan digunakannya sistem informasi manajemen dalam organisasi:
1. Keuntungan bagi proses planning, adalah setiap anggota organisasi bisa mendapatkan informasi secara cepat, sehingga memungkinkan keterlibatan banyak orang dalam proses perencanaan.
2. Keuntungan bagi proses organizing adalah penggunaan SIM dapat meningkatkan koordinasi antar anggota organisasi.
3. Keutungan bagi proses leading adalah penggunaan SIM dapat meningkatkan komunikasi antara stakeholder.
4. Keuntungan bagi proses controlling adalah penggunaan SIM memungkinkan untuk melakukan pengukuran unjuk kerja secara lebih intensif.
Beberapa pengguna SIM dan contoh penggunaannya dapat dilihat sebagai berikut:
1. Petugas administrasi, untuk mengerjakan transaksi dan mengolah data.
2. Manajer tingkat bawah, untuk mendapatkan data operasi, membantu ), penyusunan jadwal, mengetahui situasi yang tidak terkendali, dan mengambil keputusan.
3. Staf ahli, untuk mendapatkan informasi bagi analisisnya, membantu menganalisisnya, dan membuat perencanaan dan pelaporan.
4. Manajemen, untuk laporan tetap, permintaan infoarmasi khusus, laporan khusus mengenai problem dan peluan yang ada, dan untuk pengambilan keputusan.