Istilah berikut ini kerap kita dengar maupun kita ketahui bahwa sebagai seorang manajer SDM atau ketika berada didepartemen SDM pasti mempunyai tugas untuk menemukan "the right man in the right place, at the right time, doing the right thing in the right way". Artinya, pada sebuah perusahaan atau lembaga tertentu khususnya didepartemen SDM harus menemukan the right man atau orang yang tepat. Apabila telah menemukan orang yang tepat, maka kita bisa menempatkannya at the right place atau tempat yang tepat sesuai dengan kemampuannya. Selain itu, kita juga membutuhkan karyawan tersebut in the right time atau disaat yang tepat. Jadi, jangan sampai ada kekosongan dalam sebuah jabatan. Ketika karyawan telah menduduki right place dan right time, maka diharapkan untuk bisa doing the right thing. Jadi, kita tempatkan mereka ditempat dan posisi yang tepat sehingga mereka dapat menjalankan tugasnya in the right way atau dengan cara yang benar. Nah, sebelum melakukan hal tersebut, maka diperlukan analisis jabatan (job analysis). Pada intinya, job analysis merupakan instrumen penting yang digunakan untuk memenuhi berbagai aktivitas atau tugas-tugas disebuah perusahaan maupun lembaga-lembaga terkait lainnya.
Definisi Analisis Jabatan
Analisis jabatan dapat didefinisikan sebagai cara atau kegiatan untuk memperoleh informasi mengenai pekerjaan dengan melibatkan beberapa langkah-langkah seperti mengumpulkan dan mendokumentasikan informasi pekerjaan, memeriksa keakuratan informasi pekerjaan, menulis deskripsi pekerjaan berdasarkan informasi tersebut, menggunakan informasi untuk menentukan keterampilan, kemampuan, dan pengetahuan apa yang diperlukan di tempat kerja serta memperbarui informasi dari waktu ke waktu. (Cynthia D. Fisher, 1996:136)
Mengapa Perlu Mengkaji Analisis Jabatan?
Jika kita cermati, peran analisis jabatan sangat krusial dalam rangkaian kegiatan manajemen SDM. Mengingat analisis jabatan menjadi acuan penting untuk proses perencanaan sumber daya manusia (SDM). Disisi lain, analisis jabatan sebagai tindak lanjut dari upaya pencapaian tujuan organisasi. Sehingga melalui analisis jabatan, diharapkan dapat menemukan jenis pekerjaan yang dibutuhkan, kualifikasi SDM yang relevan termasuk juga perhitungan jumlah SDM yang perlu disiapkan.
Secara umum, analisis jabatan meliputi dua bagian yakni uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification).
1. Uraian Pekerjaan (Job Description)
Uraian pekerjaan (Job description) adalah uraian tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan seorang pegawai. Untuk deskripsi terperincinya yaitu mengenai kewajiban, tugas, wewenang, kondisi lingkungan kerja dan persyaratan jabatan pada suatu jabatan.
2. Spesifikasi pekerjaan (Job Specification)
Spesifikasi pekerjaan (Job specification) merupakan penjabaran tentang pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan dari seorang pegawai untuk melakukan pekerjaan tertentu.
Sederhananya, job description adalah pekerjaan apa yang harus dilakukan. Sedangkan job specification adalah kualifikasi apa yang dibutuhkan. Keduanya menjadi bagian yang saling terkait dan diuraikan secara detail sebagai bagian dari produk analisis jabatan.