Berbicara tentang organisasi atau instansi perkantoran tidak lepas dari istilah kinerja pegawai. Kinerja merupakan sebagai hasil yang dicapai dari pekerjaan yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu.
Kinerja dapat diartikan sebagai sistem yang digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah seorang pegawai atau karyawan telah melaksanakan pekerjaannya secara keseluruhan. Atau juga dapat diartikan sebagai perpaduan dari hasil kerja (apa yang harus dicapai seseorang) dan kompetensi (bagaimana seseorang mencapainya). Suatu organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan bersama.
Untuk mencapai tujuan secara efektif diperlukan kinerja serta manajemen yang baik dan benar. Kesuksesan organisasi dalam mengelola sumber daya manusia yang dimiliki sangat menentukan keberhasilan pencapaian tujuan organisasi.
Dibutuhkan penggerak suatu organisasi dengan menghubungkan segenap tenaga, pikiran, bakat, kreativitas, dan berupaya demi kelangsungan kehidupan organisasi yaitu manusia. Di dalam organisasi tentunya dapat dijumpai banyak kegiatan atau bisa disebut kegiatan administrasi perkantoran.
Kegiatan administrasi perkantoran harus mempunyai pola kerja yang baik sehingga dapat menunjang tercapainya tujuan organisasi. Pola kerja yang baik dilakukan dengan pencatatan tertulis mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Di dalam organisasi atau perkantoran, tentunya terdapat suatu sistem yang mendasari organisasi atau perkantoran tersebut. Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.
Misalnya sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata cara penaruhan, pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran, dan pemusnahan arsip.
Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan. Sistem perkantoran merupakan suatu sistem yang penting.
Dikatakan sebagai sistem yang penting karena dengan adanya sistem perkantoran dapat memberikan timbal balik yang baik. Seperti halnya dapat mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik).
Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan, mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan, membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru, dan jika dihubungkan dengan formulir perkantoran merupakan alat pekerjaan tata usaha yang penting.