Dengan adanya ponsel di tangan hampir semua orang saat ini, sistem kerja analog bisa ketidakefisienan. Termasuk dalam urusan pengarsipan dokumen kertas yang sudah kadung menumpuk di kantor.
Arsip lama yang menumpuk di gudang penyimpanan, sering hanya disimpan saja dan jarang dipergunakan kembali karena susahnya mengakses dan mencari kala dibutuhkan. Register yang kita buat pun biasanya catatan alakadarnya di salah satu file pengelola. Bahkan buku tulis tangan! Saat ingin mengakses dokumen tersebut, kita masih memerlukan bantuan orang lain untuk mencari di daftar dan membongkar-bongkar isi lemari penyimpanan.
Sebenarnya setiap organisasi memiliki keinginan mendigitalkan semuanya, namun terkendala dengan 'harus bagaimana memulainya' dan program seperti apa yang dibutuhkan?
Mengetahui rumitnya program/aplikasi yang dibutuhkan berikut juga biaya yang kemungkinan dikeluarkan untuk membuat program tersebut menjadikan sebagian kita memikirkan ulang dan enggan memulai pengarsipan digital. Padahal, kita dapat membuat program sederhana sendiri untuk mengatasi permasalahan ini. Cukup menggunakan akun gmail yang sudah Anda miliki, kita bisa membuat aplikasi sederhananya sendiri. Yang tidak banyak disadari, sebuah akun gmail pasti juga terhubung dengan beragam tools canggih milik google yang dapat dimanfaatkan.
Cara Membuat
Secara sederhana, program pengarsipan digital ini akan memungkinkan kita membuat register (daftar dokumen), pengkategorian, pencatatan tanggal arsip, upload dokumen yang sudah didigitalkan, berikut dengan akses download yang dapat digunakan bagi para pengakses di kemudian hari.
Tentu ini akan memudahkan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Semua dalam satu tempat dan satu layar!
Tampilan akhir program sederhana pengarsipan digital yang akan kita buat. | Dok. Pribadi
Mari kita mulai membuatnya sendiri. Sekali lagi, yang Anda butuhkan hanyalah akun email gmail dari google. Dan itu GRATIS!
Saya mencoba menunjukkan langkah yang paling sederhana.
Langkah-langkah
1. Siapkan file Google Spreadsheets baru dan buat kolom-kolom sesuai kebutuhan arsip. Saya mencontohkan seperti di bawah ini. Jumlah dan nama kolom bisa Anda tambahkan sesuai dengan kebutuhan pengarsipan Anda.