Sejak Presiden Joko Widodo mengumumkan secara resmi mengenai kasus pertama positif virus covid-19 pada tanggal 2 Maret 2020, banyak sektor-sektor yang harus menyesuaikan diri dengan penanganan maupun pencegahan terjangkitnya virus corona. Hal tersebut tidak terkecuali pada sektor pendidikan. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, Nadiem Makarim dalam SURAT EDARAN NOMOR 4 TAHUN 2020 TENTANG PELAKSANAAN KEBIJAKAN PENDIDIKAN DALAM MASA DARURAT CORONA VIRUS DISEASE (COVID-19) mengatakan bahwa seluruh Instansi pendidikan harus melakukan proses pembelajaran secara daring atau jarak jauh
Pada jenjang Institusi, Perkuliahan Jarak Jauh dimulai oleh kampus Universitas Indonesia (UI) pada hari/tanggal: Rabu, 18 Maret 2020 dan kemudian diikuti oleh kampus lainnya. Perkuliahan Jarak Jauh dilakukan dengan berbagai metode sesuai dengan jurusan dan dosen masing-masing, diantaranya dengan menggunakan video conference melalui aplikasi Zoom atau CloudX, melalui platform online seperti google classroom, Edmodo, WhatsApp dan lainnya.
Selain memberikan materi kuliah, pemberian tugas/proyek oleh dosen adalah hal yang sangat lazim ditemui oleh mahasiswa selama dilaksanakannya Perkuliahan Jarak Jauh (PJJ). Tugas/proyek yang diberikan oleh dosen dapat berupa tugas/proyek individu (tugas pribadi) ataupun yang harus dikerjakan bersama kelompok.
Dalam menjalankan tugas kelompok, tidak sedikit mahasiswa yang mengeluhkan hal ini. Dimulai dari sulitnya mengambil keputusan bersama, rekan sekelompok yang apatis, terjadinya kesalah pahaman akibat komunikasi online, dan hal lainnya. Untuk menghindari hal-hal tersebut, mahasiswa perlu melakukan yang namanya "Manajemen Informasi" dalam menjalankan proyek kelompok.
Manajemen Komunikasi Proyek membahas tentang bagaimana menghasilkan, mengumpulkan, dan menyimpan informasi proyek dengan prosesnya yang meliputi: perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja dan mengelola pemangku kepentingan. Adapun keluaran dari Manajemen komunikasi Proyek ini meliputi: rencana manajemen komunikasi, laporan status, laporan kinerja dll.
Untuk mewujudkan Manajemen Informasi dalam proyek kelompok mahasiswa, mahasiswa harus melakukan manajemen informasi itu sendiri terhadap sesama anggota kelompok dan terhadap diri sendiri.
Adapun manajemen informasi yang dapat dilakukan terhadap sesama anggota kelompok adalah :
- Harus memiliki 'kontak' anggota kelompok yang dapat dihubungi
Hal ini merupakan yang paling dasar dalam proyek kelompok Perkuliahan Jarak Jauh yang menggunakan media online sebagai satu-satunya cara dalam berkomunikasi. Tetapi, masih sering terjadi bahwa anggota kelompok tidak dapat dihubungi atau tidak aktif. Hal ini dapat diakali dengan meminta 'kontak' salah satu anggota keluarga / teman serumah dari anggota kelompok tersebut (hal ini dapat sangat berfungsi ketika anggota kelompok kita ketiduran)
- Buat kesepakatan dan konsekuensi
Tidak ada salahnya membuat kesepakatan dengan sesama anggota kelompok sebelum pembuatan proyek dimulai. Kesepakatan dapat berupa penyatuan visi misi antar anggota kelompok yang dapat berupa pembagian tugas, teknis pengerjaan, tanggal-tanggal penting dan lainnya. Ada kesepakatan tentu ada konsekuensi. Konsekuensi ini optional sesuai kesepakatan anggota kelompok
- Membagi tugas
Hal selanjutnya adalah melakukan pembagian tugas. Membagi tugas dapat dilakukan dengan kesepakatan kelompok dan sebaiknya dilakukan pembagian tugas berdasarkan kemampuan masing-masing anggota kelompok.
- Menentukan deadline