Saat ini kita sudah memasuki era digital, satu persatu semua industri mulai bergabung dengan teknologi digital. Mulai dari industri percetakan, industri musik, industri kamera, hingga industri perfilman. Tetapi mungkin masih sedikit orang yang mulai menyadari bahwa kita perlu menyimpan dokumen kita kedalam bentuk dokumen digital.
Standar format file yang umum digunakan untuk menyimpan dokumen digital adalah format file PDF yang dikembangkan oleh perusahaan Adobe sejak tahun 1990 hingga saat ini.
Alat yang kita gunakan untuk mendigitalkan kertas dokumen kita adalah scanner, saat ini ada beberapa jenis teknologi scanner yang bisa kita temukan di pasar, seperti flatbed scanner, automatic document feeder (ADF) scanner, portable scanner, book scanner, yang masing-masing memiliki fungsi yang berbeda-beda.
Untuk scanner flatbed umumnya digunakan untuk scanning foto, automatic document feeder (ADF) scanner umumnya digunakan untuk scanning lembaran kertas dokumen dalam jumlah banyak, portable scanner umumnya digunakan oleh para pengguna notebook karena bentuknya yang kecil dan ringan sehingga mudah dibawa kemana-mana, book scanner umumnya digunakan untuk scanning buku tebal yang bertujuan untuk merubah buku kita menjadi buku digital.
Beberapa keuntungan apabila kita menyimpan kertas dokumen kita kedalam bentuk dokumen digital adalah:
- Mudah di backup (dicopy).
- Mudah dicari (search).
- Mudah dipindahkan atau berbagi (dikirim melalui email dll.).
- Ada level security untuk dokumen digital yg bersifat rahasia.
- Tidak membutuhkan ruang yang besar (karena ukuran media penyimpanan semakin kecil).
- Siap di reproduksi setiap saat, tanpa mengalami penurunan kualitas.
Saat ini beberapa perusahaan baik swasta maupun pemerintah sudah menerapkan sistem penyimpanan dokumen dalam bentuk digital.
Contoh penggunaan dokumen digital dalam kehidupan sehari-hari adalah:
- HRD menyimpan data CV karyawan.
- Keuangan menyimpan voucher transaksi harian.
- Surat kontrak kerjasama.
- Dokumen pribadi seperti Kartu Keluarga, KTP, PassPort, Akte Kelahiran, Ijazah, dll.
- Kartu Nama bisnis.
- Notaris menyimpan dokumen-dokumen klien.
- Marketing menyimpan katalog atau brosure.
- Universitas menyimpan data siswa.
- Perkantoran menyimpan laporan untuk dikirim melalui email.
- dan masih banyak lagi....
Dengan bantuan scanner, kita dapat menyimpan kertas dokumen kedalam bentuk dokumen digital dan dapat meningkatkan produktifitas kita dan menghemat biaya.