Sudah hampir menjadi budaya tiap perusahaan baik itu pemerintah maupun swasta untuk melakukan rapat setiap hari Senin, tujuannya adalah untuk persiapan target satu minggu ke depan atau membahas hasil kinerja seminggu di belakang dan kendala yang dihadapi. Durasi rapat bisa berbeda-beda, dari satu jam hingga seharian penuh, bahkan bisa berlanjut hingga keesokan harinya, itupun tanpa solusi atau output yang jelas.
Mengingat sekarang adalah era digital; adanya komputer dengan jaringan internet yang super cepat, telepon genggam dengan fitur komunikasi yang super canggih, maupun fitur pesan yang bisa langsung diterima oleh yang bersangkutan. Semuanya dapat dilakukan dengan cepat, efesien dan efektif. Tapi kenapa "mereka" masih menggunakan gaya lama untuk berkumpul dan membahas topik yang mungkin menghabiskan banyak waktu sia-sia?
Seperti halnya para anggota DPR ataupun pemerintah setempat, ketika mereka mengadakan rapat, harus ada uang kehadiran, honor narasumber, honor moderator, makan pagi, siang, malam, snack 2x, penginapan mereka, wah da banyak hal lain lagi. Kebayang berapa yang harus dianggarkan negara untuk satu kali rapat? Belum lagi waktu tersebut bisa dimanfaatkan untuk melakukan hal lain yang lebih produktif dibandingkan hanya duduk diam, mendengarkan, atau lebih parahnya tidur dalam rapat.
Ada baiknya penyelenggara rapat mengevaluasi kembali para peserta rapat sehingga berjalan efektif dan efisien. Mungkin lebih ekstrem, sang pemimpin rapat bisa mempertanyakan keberadaan mereka di rapat fungsinya untuk apa? Kalau sebagai pendamping, apakah perlu sampai lebih dari satu orang? Perwakilan dan satu orang pendamping, sudah cukup untuk mewakili rapat. Sebelumnya perwakilan tersebut, bisa melakukan diskusi internal terlebih dengan divisi nya atau bagiannya.
Adapun hal yang (mugkin) menjadi alasan agar rapat wajib dilaksanakan adalah:
- Rapat dilaksanakan dalam lingkup pengambilan keputusan secara tertulis, bukan secara lisan.
- Rapat melibatkan berbagai pihak eksternal
- Rapat yang membutuhkan tindakan cepat
Di luar rapat, diskusi dapat dilakukan di dalam grup percakapan seperti Grup WA. Terkadang, seseorang lebih mudah mengungkapkan pendapatnya tanpa tatap muka, dibandingkan dia hadir dalam rapat. Alasannya dikemukakan banyak, mulai dari malu, tidak diperhatikan ataupun malas mendengarkan diskusi rapat yang tak kunjung selesai. Jika diskusi dilakukan di dalam grup percakapan, akan banyak opini-opini yang keluar, waktu lebih efisien dan mungkin hasil kesimpulan yang dikeluarkan lebih efektif.
Jadi, perlu tidaknya rapat dilakukan sebaiknya mempertimbangkan hal-hal yang bertujuan untuk efisiensi waktu dan hasil yang efektif, yang ujungnya juga adalah efisiensi biaya. Selamat bekerja!
-Sandy-