Sudah lebih dari satu tahun hampir semua orang terbiasa melakukan apapun secara virtual, benarkan semua orang sudah paham cara ideal dalam melakukan virtual facilitation, meeting dan seterusnya?
Atau benarkan cara yang sudah dilakukan saat ini sudah sesuai dengan kenyamanan masing-masisng? Jika masih ada hal yang perlu ditingkatkan, adakah tips sederhana bagi siapa saja yang sering melakukan virtual facilitation agar agendanya dapat menjadi baik dan lebih sukses?
Ya, kali ini kita akan mengupas 5 tips ideal yang perlu kita perhatikan agar virtual facilitation yang kita lakukan tidak menjemukan, tapi justru menyenangkan. Tidak membosankan, tapi justru menggembirakan. Tidak hanya menggembirakan, tapi juga bisa memberi makna bagi setiap peserta yang terlibat di dalam virtual session itu.
Baiklah. Mari kita lihat lebih dekat (markililede). Saya menyingkat 5 tips ini dengan 5P.
1. Purpose
Ingat baik-baik. Jangan pernah melakukan sesuatu yang Anda tidak tahu apa tujuannya. Apalagi meminta orang melakukan sesuatu tanpa memberi tahu mereka apa tujuan dari pertemuan itu. Langkah pertama yang harus Anda sandarkan kepada peserta virtual Anda adalah tanamkan dan jelaskan kepada mereka apa tujuan pertemuan ini.
Jika Anda dan peserta Anda memahami tujuan yang sama, maka langkah Anda selanjutnya pasti akan lebih ringan. Sebaliknya, jika ada yang tidak mengerti apa tujuannya ikut di lingkungan virtual itu, maka jangan kaget kalau sikap dan tindak-tanduknya bisa jadi tidak sesuai yang Anda harapkan. Jangan salahkan dia, lebih baik introspeksi apa yang belum baik dan bisa kita perbaiki.
Pahami tips 5P dalam melakukan virtual facilitation (pixabay.com)
2. Participants
Kalau Anda menganggap hebat dengan menggunakan bahasa ilmiah yang tinggi padahal peserta virtual Anda adalah ibu rumah tangga, maka Anda telah khilaf, teman. Bukan berarti ibu rumah tangga itu tidak mengerti bahasa Anda, jangan salah, banyak dari mereka yang berpendidikan tinggi dan mungkin lebih hebat dari Anda.
Maksudnya adalah, Anda harus lebih bisa menggunakan bahasa yang lebih familiar digunakan oleh mereka di banding bahasa yang terlalu ilmiah dan cenderung jarang mereka dengar. Anda yang harus belajar dan menyesuaikan diri, bukan mereka. Kan mereka peserta Anda. Jadi Anda yang harus lebih banyak belajar.
Bicara dan memberikan tugas kepada anak SD tentu jauh berbeda jika Anda adalah guru SMA, apalagi dosen dan begitu seterusnya. Singkatnya, lihat siapa peserta virtual Anda, dan gunakan cara serta bahasa mereka untuk membaur dan memudahkan mereka memahami Anda.
3. Platform
Hampir setiap klien yang saya jumpai senang dengan platform yang berbeda-beda ketika melakukan pertemuan ataupun pelatihan virtual. Zoom, Webex, Teams, Gmeet, Go ToMeeting adalah beberapa "rumah" yang biasa kami singgahi secara bergantian dalam melakukan tatap muka virtual.