Tujuan utama dari Pengadaan barang/jasa baik yang dilakukan melalui swakelola atau pemilihan penyedia adalah untuk dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna barang/jasa (user). Agar kebutuhan pengguna barang/jasa dari suatu organisasi dapat terpenuhi, maka pengelola pengadaan harus dapat menentukan apa saja yang menjadi persyaratan dari penyedia atau barang/jasa yang sesuai dengan dengan kebutuhan dan menuangkannya dalam dokumen spesifikasi.
Agar spesifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka spesifikasi harus diuraikan secara jelas sehingga dapat diidentifikasi dengan jelas apakah barang/jasa telah memenuhi kebutuhan mereka. Namun, spesifikasi tidak terlalu mendetil sehingga tidak mendorong penyedia menggunakan keahliannya untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang dapat menawarkan value for money yang lebih baik.
Pembuatan spesifikasi merupakan salah satu proses penting dalam perencanaan awal pengadaan barang/jasa. Apabila spesfikasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan pegguna, maka proses berikutnya akan dapat berjalan dengan baik sehingga prinsip efisien dapat tercapai mengingat bahwa perencanaan mempunyai pengaruh yang sangat besar untuk menentukan biaya pelaksanaan dan total biaya pengadaan secara keseluruhan. Spesifikasi yang baik harus sesuai dengan tujuan utama pengadaan yaitu: - Tepat Kualitas - Tepat Kuantitas - Tepat Waktu - Tepat Lokasi - Tepat Harga Dengan menguasai pengetahuan tentang cara membuat spesifikasi yang benar, maka pengelola pengadaan dapat mencegah hal hal tersebut di atas dan meningkatkan value for the money dari proses pengadaan yang dilaksanakan.
Tujuan dari penulisan ini adalah :
1. Menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan paket pengadaan barang/jasa untuk berbagai jenis pengadaan barang/jasa, yang mencakup :
- Memahami kegunaan spesifikasi teknis
- Memahami spesifikasi mutu/kualitas
- Memahami spesifikasi jumlah
- Memahami spesifikasi waktu
2. Menganalisis kesesuaian spesifikasi dengan persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini, melalui kegiatan :
* Memahami persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini
* Memahami substansi dokumen spesifikasi teknis
* Mendokumentasikan spesifikasi teknis yang telah dianalisis
Definisi Spesifikasi
Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud dengan memenuhi kebutuhan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi oleh barang/jasa tersebut, maka kebutuhan minimum (minimum requirement) dari pengguna barang/jasa tersebut telah terpenuhi. Sedangkan yang dimaksud dengan memenuhi keinginan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi, akan memberi nilai tambah barang/jasa tersebut dalam pandangan pengguna barang/jasa tersebut.