Di tengah pesatnya perkembangan teknologi informasi, transformasi digital tidak hanya terjadi dalam sektor industri besar, tetapi juga merambah ke tingkat komunitas. Hal ini tercermin dalam salah satu program kerja (Proker) mahasiswa KKN NR 06 Sub Kelompok 3 Universitas 17 Agustus 1945 (UNTAG) Surabaya 2024, yang berfokus pada “inventarisasi aset RT 01 RW 08 di Medokan Semampir” menggunakan program Excel. Melalui pendekatan ini, para mahasiswa tidak hanya memberikan kontribusi akademik, tetapi juga membuka peluang besar untuk memajukan pengelolaan aset lokal yang lebih efisien dan terstruktur.
Program ini tidak hanya tentang pencatatan data aset secara teknis, tetapi lebih jauh lagi berhubungan dengan pemberdayaan masyarakat melalui pengelolaan informasi yang lebih transparan dan terorganisir. Inilah contoh bagaimana aplikasi teknologi sederhana, seperti Microsoft Excel, dapat menjadi alat yang sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas hidup masyarakat di tingkat RT/RW.
Tantangan Pengelolaan Aset di Medokan Semampir
Medokan Semampir adalah kelurahan yang terletak di Surabaya Timur dengan tingkat kepadatan penduduk yang cukup tinggi. Meskipun wilayah ini berkembang pesat, pengelolaan aset publik dan pribadi masih sering dilakukan secara manual dan tidak terintegrasi dengan baik. Di RT 01 RW 08, misalnya, terdapat berbagai aset seperti tanah, bangunan fasilitas umum (seperti posyandu, balai warga, tempat ibadah), serta sarana prasarana lainnya yang sangat penting bagi kehidupan sehari-hari masyarakat. Namun, aset-aset tersebut seringkali tidak terdata dengan baik, sehingga pengelolaannya tidak optimal.
Banyak masalah muncul akibat kurangnya pendataan yang jelas tentang siapa yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan, kondisi fisik, atau status kepemilikan berbagai fasilitas tersebut. Sebagai contoh, jika ada fasilitas umum yang rusak, sulit bagi pengurus RT/RW untuk menentukan apakah itu menjadi tanggung jawab pemerintah atau warga setempat. Selain itu, tanpa adanya data yang terstruktur, perencanaan pembangunan atau renovasi fasilitas umum pun menjadi sangat terbatas.
Untuk mengatasi masalah ini, program inventarisasi aset menggunakan program Excel yang dilaksanakan oleh mahasiswa KKN UNTAG 2024 menjadi sangat relevan. Pendataan aset yang sistematis dan berbasis digital akan membuka peluang baru untuk pengelolaan sumber daya yang lebih efektif di tingkat komunitas.
Proker Inventarisasi Aset dengan Excel: Solusi Praktis dan Efektif
Program kerja KKN NR 06 Sub Kelompok 3 UNTAG Surabaya ini berfokus pada penggunaan Microsoft Excel untuk mendata berbagai aset yang ada di RT 01 RW 08 Medokan Semampir. Excel dipilih karena kemampuannya yang fleksibel dalam mengolah data dalam jumlah besar dengan cara yang sederhana dan mudah dipahami. Selain itu, Excel juga memiliki fungsi analisis yang memungkinkan pengelolaan data aset lebih efisien, seperti menghitung kondisi fisik, status pemeliharaan, dan estimasi anggaran perbaikan.
Proses inventarisasi dimulai dengan pengumpulan data lapangan. Mahasiswa KKN bersama dengan pengurus RT dan warga setempat melakukan pendataan mengenai semua aset yang ada, baik yang bersifat pribadi (seperti tanah milik warga) maupun yang bersifat publik (seperti jalan, fasilitas umum, atau bangunan yang digunakan bersama). Setiap aset kemudian dicatat dalam spreadsheet dengan kolom-kolom yang mencakup informasi seperti lokasi, status kepemilikan, kondisi fisik, dan penggunaannya.
Salah satu keunggulan menggunakan Excel adalah kemampuannya untuk mengelompokkan data secara otomatis dan melakukan analisis sederhana, seperti menghitung jumlah aset yang perlu perbaikan atau mengidentifikasi fasilitas yang belum terkelola dengan baik. Dengan sistem ini, pengurus RT dapat lebih mudah memprioritaskan kegiatan pemeliharaan atau pengembangan aset berdasarkan data yang terstruktur.