Rapat adalah sarana kita membahas sesuatu yang nanti akhirnya bersama-sama secara musyawarah atau voting mengambil sebuah keputusan. Namun seringkali rapat tidak menghasilkan sebuah keputusan sebagaimana yang diharapkan.
Usai rapat malah terjadi pertengkaran ataun perselisihan antar personal. Kita perlu melakukan rapat yang berhasil. Bagaimana sebuah komunikasi yang dibangun dalam sebuah rapat supaya berhasil?
Arti Kata
Komunikasi berasal dari bahasa Inggris communication (kata benda) dan communicate (kata kerja) yang keduanya mempunyai arti yang sama yakni "membuat sama" (to make common). Secara lebih rinci communicate berarti: (a) untuk bertukar pikiran, perasaan, informasi, (b) untuk membuat mengerti, (c) untuk membuat sama, (d) untuk mempunyai hubungan yang simpatik.
Sementara itu, communication berarti: (a) pertukaran simbol, pesan-pesan atau informasi yang sama, (b) proses pertukaran di antara individu-individu melalui sistem simbol yang sama, (c) seni untuk mengekspresikan gagasan, (d) ilmu pengetahuan tentang pengiriman pesan.
Dengan demikian, kata komunikasi dalam praktiknya selalu melibatkan: (a) adanya pesan sebagai alat untuk tukar menukar informasi, (b) terciptanya kebersamaan antara komunikator (pengirim pesan) dengan komunikan (penerima pesan).
Seseorang yang sedang terlibat dalam proses komunikasi tak lain mencoba untuk menumbuhkan kebersamaan atau commones (dalam pesan) pada orang lain yang diajak berkomunikasi. Ide, gagasan, dan perilaku yang kita libatkan dalam komunikasi diharapkan dipahami secara sama oleh penerima pesan.
Kata efektif secara umum berarti tepat guna atau berhasil. Ini berbeda dengan kata efisien yang lebih menekankan waktu yang singkat tidak bertele-tele.
Tujuan Kita Berkomunikasi
Beberapa tujuan berkomunikasi adalah: (1) Menemukan jati diri. Semakin banyak kita berkomunikasi dengan orang lain, semakin banyak kita mendapat umpan balik, maka kita menjadi semakin sadar akan diri sendiri dan apa yang harus dilakukan di lingkungannya.