Suatu pesta pernikahan maupun rapat / seminar peting harus memiliki contingency plan. Apalagi bila dilaksanakan pada sebuah hotel berbintang. Contingency plan adalah rencana yang harus dilakukan bila terjadi keadaan darurat. Keadaan darurat ini bisa bermacam-macam, bisa akibat pemadaman listrik, kebakaran, banjir atau gempa bumi.
Contingency plan untuk pemadaman listrik tiba-tiba dapat diatasi dengan menyiapkan genset (generator set) yang memiliki kapasitas yang mampu nenggantikan daya listrik dari PLN. Bila tidak memiliki genset dengan kapasitas besar, paling tidak harus menyiapkan beberapa emergency lamp di berbagai tempat strategis, yang didukung oleh UPS (Uninteruptable Power System) Bila perlu menyiagakan tenaga teknisi bila tidak yakin dengan kehandalan petalatan cadangan (backup system).
Contingency plan untuk bahaya kebakaran, banjir dan gempa bumi adalah menyiapkan lokasi titik kumpul yang aman agar para tamu tidak panik.
Dengan adanya contingency plan, diharapkan kondisi darurat dapat cepat teratasi Namun untuk menjaga reputasi hotel, pihak manajemen hotel dapat memberikan kompensasi berupa diskon 10% dari beaya venue, ditambah voucher menginap gratis atau nenggantikan dengan hari lain bila pemilik acara bersedia untuk menebus kekagetan karena timbulnya kondisi darurat, apalagi bila contingency plan tidak berjalan dengan baik
Yang paling utama dalam mengatasi keadaan darurat adalah kesiapan contingency plan. Tanpa contingency plan yang rapi dan terstruktur, petugas yang on duty dapat mengalami kepanikan. Dengan adanya contingency plan, maka petugas on duty dapat dengan sigap melaksanakannya. Meski demikian, manajemen hotel perlu minta maaf atas kejadian yang kurang berkenan ini
Semoga tulisan ini dapat melindungi manajemen hotel dari tuntutan ganti rugi atas terjadiinya keadaan darurat.
