Memulai bekerja secara hybrid work, dimana sebagian karyawan bekerja di kantor, sebagian bekerja di rumah, membuat bagian HRD pusing. Mulai dari absensi kehadiran. Mereka yang bekerja di kantor mungkin tidak ada masalah, tapi memastikan yang bekerja di rumah memulai pekerjaannya, tidak bisa lagi bisa dengan pola kehadiran.
Kami sendiri dari 2 tahun lalu berusaha menerapkan absensi kehadiran dengan aplikasi, dan baru bisa dimulai setelah pandemi terjadi. Barulah fungsi aplikasi itu benar-benar berguna. Tapi tetap saja, mereka yang hadir di kantor cenderung hadir, dan yang tidak hadir di kantor, harus diingatkan agar jangan lupa melakukan absensi di aplikasi. Itulah manusia, sulit berubah.
Berikutnya urusan pengajuan cuti, pengajuan klaim. Semula semuanya pakai form fisik, sekarang diganti dengan aplikasi. Semua permintaan cuti disampaikan via aplikasi, dicek HRD dan diminta persetujuan atasan hingga direksi. Lalu berikutnya pengajuan klaim. Klaim bensin, transport,dll juga dilakukan via aplikasi. Ada kerumitan di bulan-bulan awal, tapi sekarang sudah lancar. Mereka tinggal foto dan memasukkan klaimnya ke aplikasi.
Rekrutmen juga berubah. Tadinya mengirimkan fisik aplikasi ke kantor, sekarang diminta semua ke email, di-scan. Terbayang sih kerumitan para calon yang tidak tahu cara melakukan scan atas CV dan dokumen lainnya. Tapi ini juga bisa berubah, dan mem'filter' juga orang yang belum ngerti teknologi informasi.
Sekarang yang lagi dikerjakan adalah perubahan KPI. Bertahun-tahun kami lakukan perhitungan KPI, dan sekarang KPI nya harus disesuaikan juga dengan apa yang telah tim lakukan. Jadi perhitungannya tidak bisa lagi menghitung kerajinan dari absensi harian, pencapaian tertentu, tapi dirubah. Disesuaikan dengan kondisi saat ini. Yaitu pencapaian kerja harian. OKR sudah kami pelajari, tapi belum berhasil diterapkan. Jadi kami menerapkan KPI Plus. Masih dengan pola KPI yang lama, tapi perhitungannya berdasarkan capaian kerja dan target yang bisa dan telah dilakukan.
Yang paling pusing sih memastikan mereka semua sehat. Kerjaan HRD bertambah dengan melakukan kepastian atas kondisi kesehatan tim karyawan. Mereka yang sakit batuk pilek apalagi demam dirubah menjadi WFH. Dimonitor per 3 hari dan diminta melakukan rapid antigen. Mau tidak mau perusahaan harus keluar biaya extra, memberikan mereka vitamin dan tes rapid antigen, semua untuk memastikan mereka sehat dan kembali bisa bekerja.
Ya, dengan Hybrid Work ini, mau tidak mau, tim HRD pun harus berubah, menyesuaikan diri.
