Perusahaan-perusahaan kecil pada umumnya masih merasa kesulitan menyusun laporan keuangan tanpa bantuan seorang akuntan. Namun, kesulitan untuk memiliki tambahan karyawan, seperti seorang akuntan, karena keterbatasan anggaran seringkali dihadapi oleh perusahaan kecil. Selain keterbatasan anggaran, terdapat juga kendala-kendala tertentu yang membuat sebuah perusahaan kesulitan untuk menambah karyawan.
Ditambah lagi, kondisi pandemi COVID-19 yang masih tidak menentu menyebabkan akuntan merasa kesulitan menyelesaikan tugasnya akibat adanya pembatasan sosial yang mengharuskan para akuntan melakukan pekerjaannya dari rumah. Penelitian dari ConvergenceCoaching, sebuah perusahaan pelatihan akuntan publik, menyatakan bahwa hanya 4% dari 223 kantor akuntan publik di Amerika Serikat yang menyatakan bahwa mereka siap untuk menghadapi pandemi. Kondisi-kondisi seperti ini yang menjadi salah satu faktor berkembangnya virtual accounting, sebuah sistem akuntansi di mana para akuntan profesional menyediakan layanan akuntansi secara virtual, yaitu tidak secara fisik bekerja di kantor klien.
infografis-intern-618de5d1a23db13f216039c2.png
Virtual accounting pertama kali muncul pada tahun 2013 di Kanada. Dua orang bersertifikasi CPA dari Kanada, Chad Davis dan Josh Zweig, mendirikan sebuah perusahaan yang diberi nama LiveCA. LiveCA adalah perusahaan virtual accounting pertama yang ada di dunia. Pada tahun 2021 ini, LiveCA memiliki 80 orang karyawan dan mengerjakan tugas-tugas akuntansi dari klien-klien di Kanada dan Amerika Serikat. Di Amerika Serikat sendiri, perusahaan virtual accounting sudah semakin berkembang, ditandai dengan bertambahnya jumlah perusahaan virtual accounting di negara tersebut.Akuntan virtual bekerja membantu tugas akuntansi suatu perusahaan dalam jangka waktu tertentu sesuai kontrak yang ditentukan sebelumnya. Setelah masa kerjanya habis, perusahaan memiliki kebebasan untuk tetap bekerjasama dengan tim akuntan virtual tersebut atau tidak. Akuntan virtual melakukan pembukuan perusahaan klien melalui berbagai video conference platform seperti Zoom, Skype, dan sebagainya untuk mengetahui kondisi perusahaan klien setiap harinya.
Setelah selesai dengan satu perusahaan, akuntan virtual akan berpindah ke perusahaan klien berikutnya dengan sistem yang sama melalui video conference. Walaupun begitu, tim akuntan virtual tersebut akan tetap dapat dihubungi di luar waktu video conference melalui e-mail ataupun melalui media pesan instan seperti WhatsApp, iMessage, dan sebagainya. Setelah sesi video conference selesai, akuntan virtual akan memeriksa dan melakukan penyesuaian pada input data yang masuk di software yang dimiliki perusahaan virtual accounting tersebut.
Software tersebut sudah diintegrasikan dengan input pendapatan, data penjualan, pelaporan beban perusahaan, dll. sehingga perusahaan cukup melaporkan input data yang belum terintegrasi dengan software saja kepada tim akuntan virtual. Selain itu, akuntan virtual juga akan membantu mencatatkan input data dari e-commerce, yang mana hal ini seringkali dianggap sulit oleh perusahaan-perusahaan kecil.
Pilihan akuntansi dengan sistem virtual accounting tentunya akan menghemat pengeluaran perusahaan. Perusahaan tidak perlu membayar biaya infrastruktur seperti ruang kantor, peralatan, dan perlengkapan untuk akuntan; biaya gaji dan jaminan sosial karyawan; dan menurut data dari beberapa perusahaan virtual accounting, biaya akuntansi dapat terpotong hingga setengahnya dibandingkan sistem akuntansi secara fisik.
Selain pengeluaran, perusahaan juga dapat menghemat waktu, sehingga waktu tersebut dapat dialokasikan untuk melakukan hal lain yang lebih berdampak bagi perusahaan. Perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk merekrut tim akuntan, melakukan pelatihan, dan memonitor pekerjaan mereka. Bagi perusahaan kecil, perusahaan dapat berfokus pada pengembangan bisnis daripada pelaporan keuangan yang rumit. Selain itu, data-data yang dilaporkan akan lebih akurat, karena virtual accounting menggunakan cloud accounting software yang dapat meminimalisasi terjadinya kesalahan.
Saat ini, di Amerika Serikat sudah banyak perusahaan yang meng-outsource akuntan virtual. Seperti Citizens Bank, salah satu bank tertua di Amerika Serikat dan JPMorgan Chase, salah satu dari Big Four banks di Amerika Serikat sudah menggunakan virtual accounting.
Perusahaan cloud-operated real estate broker bernama eXp Realty juga menggunakan virtual accounting, perusahaan ini bergerak di bidang properti yang memungkinkan agen-agen mereka untuk berhubungan, bekerja sama, dan belajar dari manapun mereka berada. Selain itu, UnitedHealth Group yang memiliki perusahaan asuransi bernama UnitedHealthcare dan perusahaan sistem informasi layanan kesehatan bernama Optum juga menggunakan sistem virtual accounting dalam pelaporan keuangan mereka.
Virtual accounting adalah sebuah terobosan baru di dunia akuntansi yang memiliki berbagai kelebihan dan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Perusahaan virtual accounting di Amerika Serikat bervariasi, mulai dari CPA, CFA, dll., sehingga perusahaan memiliki berbagai pilihan dan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan mereka.