Bagi ASN khususnya bekerja di teknis atau program, tentunya sering menerima tugas menyusun “Telaah”. Membuat sebuah telaah perlu konsentrasi, agar kalimat yang disusun simple dan mudah di mengerti bagi yang membaca, dalam hal ini atasan. Telaah sama halnya dengan menyusun Analisa atau Kajian Versi Singkat atau Official Telling Story. Muatan panjang atau pendeknya sebuah telaah tergantung kebutuhan dan kelengkapan data pendukung.
Biasanya, kalau di dunia pemerintahan membuat telaah menggunakan format baku sesuai tata naskah dinas, yang dikenal dengan Telaah Staf. Sebelum ada tata naskah dinas, penyusunan sebuah telaah freestyle, jadi bebas mau pakai Outline telaah analisa nya seperti apa. Namun setelah adanya format baku outline telaah sesuai tata naskah dinas, menjadi lebih mudah dalam menyusun sebuah telaah karena lebih ter-struktur.
Format baku outline telaah ini, bisa juga digunakan bagi kantor non pemerintahan/ swasta karena struktur outline nya yang membuat telaah jadi lebih simple. Banyak telaah yang disusun kalimatnya tidak nyambung dan berputar-putar, tidak menjawab persoalan dan tidak ada solusi. Oleh karena itu format telaah ini, efektif dan efesien digunakan untuk berbagai kepentingan. Misalnya untuk mengajukan pengaduan, komplain, menyampaikan pandangan atau opini, bahkan pernyataan pendapat tidak setuju dan lain-lain. Daripada dituangkan di surat yang akan menjadi uraian terlalu panjang. Akan lebih bagus dan 'elegan' dituangkan dalam sebuah telaah yang menjadi lampiran surat.
Selain itu telaahan staf ini juga bisa menjadi sebuah hasil kajian kita, yang berguna bagi ASN yang sudah Jabatan Fungsional sebagai salah satu pendukung dari Pengumpulan Angka Kredit. Telaah staf kedinasan, biasanya dapat disusun untuk 2 (dua) kepentingan yakni:
1) berdasarkan disposisi tugas surat masuk dan atau;
2) sebagai tools penyampaian pendapat.
Tugas telaah berdasarkan disposisi surat masuk , yang paling enak apabila suratnya disertai lampiran berupa data atau dokumen pendukung. Tapi menjadi sulit kalau tidak ada lampirannya sama sekali. Sehingga proses penyusunannya harus konfirmasi terlebih dulu ke pengirim surat, kalau tidak akan sulit mengembangkan telaah atau analisanya.
Banyak persepsi cara menuangkan muatan telaah dengan format tata naskah dinas ini, pada artikel ini hanya sharing pengalaman bagaimana proses menyusun sebuah telaah/ analisa. Pertama-tama sebelum memulai menyusun telaah hal yang perlu dilakukan adalah :
- Membaca perihal dan isi surat masuk
- Pelajari maksud dari surat dan memahami apa yang mau kita sampaikan, supaya ketika ditanya orang lain atau atasan kita paham maksudnya.
- Siapkan data, jika surat masuk tanpa lampiran atau tidak data pendukung kita perlu konfirmasi dan meminta ke pengirim surat.
- Mencari referensi, jika ingin memperkuat bahan telaah. Mencari referensi sangat mudah di era digital saat ini.