Anda sedang mencari-cari arsip penting tapi arsip yang dicari tersebut enggak ketemu, ketika dikonfirmasi oleh yang mengarsipkan, eh ternyata arsip yang Anda cari sudah dimusnahkan, padahal arsip tersebut masihlah sangat dibutuhkan, bahkan usia arsipnya pun masih terbilang muda tapi malahnya sudah dimusnahkan.
Pernahkah kamu mengalami hal ini?
Kalau Anda pernah mengalaminya, maka itu artinya ada yang tidak beres dalam tata kelola penyusutan maupun pemusnahan arsip di lingkungan perusahaan Anda.
Ya, pemusnahan arsip itu sebenarnya tidak bisa sembarangan, ada tahapan-tahapan dan proseduralnya, termasuk ada kriteria-kriterianya apakah arsip sudah bisa dimusnakan atau belum, dapat dimusnahkan atau tidak, sehingga tidak terjadi seperti apa yang terjadi tadi di atas, arsip masih usia produkrif tapi terikut dimusnahkan.
Perlu diketahui juga adalah, pemusnahan arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan arsip, yang bertujuan untuk pengurangan arsip dan penyelamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
Tapi pada kenyataannya di lapangan, perusahaan kerap mengabaikan tata kelola pemusnahan arsip ini, sehingga kerap terjadi pula arsip masih bernilai penting dan usia arsipnya masih muda atau produktif sudah dimusnahkan,
Bahkan parahnya lagi ada yang dijual secara kiloan atau lebih parah lagi dibuang begitu saja ke tempat sampah umum. Sehingga seringkali juga arsip malah jatuh ke pihak luar , isinya diketahui oleh pihak luar, dan pihak luar jadi tahu tentang internal perusahaan dari arsip tersebut.
Oleh karenanya, guna menghindari terjadinya kebocoran informasi dan kesalahan dalam pemusnahan arsip, maka tata kelola pemusnahan arsip dalam suatu perusahaan haruslah diterapkan dengan bijak dan bertanggung jawab atau tidak bisa sembarangan dalam memusnahkan arsip.
Lantas tata kelola apa yang bisa diterapkan dalam pemusnahan arsip ini?
Ilustrasi Gambar Arsip Kantor : Sumber Foto Via Freepik.com