Seberapa penting sih kontrol paraf atau approval itu pada surat dinas?
Apakah menjadi suatu keharusan dan boleh enggak sih kalau suatu surat dinas itu tidak ada kontrol parafnya?
Lagi pula terlalu birokratif, sebabnya surat dinas sering terhambat akibat adanya kontrol paraf ini, karena seringkali pejabat terkaitnya tidak di tempat?
Ya, beginilah pertanyaan-pertanyaan yang sering sekali penulis temukan dalam sesi tanya jawab ketika penulis mendapat tugas menjadi narasumber sosialisasi Administrasi Umum dan Tulisan Dinas baik itu di instansi pemerintahan dan swasta.
Yang jelas pertanyaan-pertanyaan tersebut tidaklah sepele, butuh penjelasan yang kronologis dan logis.
Oleh karenanya, izinkan penulis ingin berbagi wawasan melalui artikel ini, sekaligus juga artikel ini jadi bahan referensi penulis sendiri bagi ke depannya.
Lalu, kenapa sih kontrol paraf itu penting? Inilah alasannya;
1. Sebagai bukti otentik terkait pertanggung jawaban pejabat-pejabat pengolah surat.
Surat dinas sering sekali berkaitan dengan persoalan yang sebelumnya, sehingga ada kalanya arsip surat dinas yang sebelumnya harus ditelusuri kembali untuk dijadikan dasar/referensi pembuatan surat dinas yang sedang diolah.
Pada umumnya surat dinas juga selalu berkaitan tentang siapa-siapa seharusnya personal yang mengolah sesuai pada bidang tugasnya yang bertanggung jawab untuk mengolahnya.