Apakah Anda sering mendapat delegasi tugas dari unsur pimpinan untuk mengonsep surat dinas/surat resmi dari kantor Anda?
Apakah Anda sering menemui kendala seperti mau dimulai darimana misalnya, dibuat seperti apa isinya, bagaimana tata bahasanya dan pembakuannya misalnya, dan mungkin ada kendala lainnya?
Atau Anda malah berlaku yang seperti dibawah ini.
Ah lama, daripada ribet mikir dan bikin pusing, kan bisa saja langsung suruh operator untuk copy paste file surat dinas yang sudah ada, di-print terus tinggal corat-coret sedikit.
Lalu, diubah-ubah sedikit naskahnya, jadi deh konsep dasar surat dinas, tinggal suruh operator mengetik, print jadi, diparaf, terusin ke sekretaris, selesai deh tugas.
Eh, pas konsep dasar naik ke meja unsur pimpinan, seperti kepala bagian misalnya, ternyata banyak banget salahnya dan ketahuan juga hasil dari copy paste.
Ujung-ujungnya operator yang sering jadi korban pelampiasan kesalahan. Padahal seharusnya, konseptorlah yang punya tanggung jawab konsep dasar sebelum naik ke unsur pimpinan.
Ya, memang kendala-kendala dalam rangka mengonsep dan memproses surat dinas kantor itu sih wajar saja. Karena memang butuh fokus ataupun konsentrasi serta pemikiran terkait ide, gagasan, dan termasuk kaidah pembakuan bahasa.
Tapi bukan berarti dengan alasan terbentur kendala tersebut, maka jalan pintaslah yang diambil, yaitu copy paste file surat yang sudah ada.
Di sinilah yang seringkali membuat konsep surat dinas itu masih sering sekali banyak ditemukan kesalahan, seperti:
- Salah tanggal, bulan dan tahun
Antara penomoran dan peregistrasian surat dinas tidak sinkron dengan penanggalan
Antara dasar/referensi surat dinas enggak nyambung dengan isi
Masih banyak typo dan kesalahan lainnya