Pernahkan Anda membaca produk surat dinas dari suatu kantor tapi masih banyak terdapat kesalahan pengetikan, kurang simetris margin kanan-kirinya, tata bahasanya acak-acakan dan amburadul, termasuk soal susunan paragrafnya yang tidak rapi?
Atau bahkan sampai fatal tidak dibubuhi cap basah, dan juga tidak ada tanda tangan basahnya atau mungkin kesalahan-kesalahan lainnya?
Ya, itulah gambaran produk surat dinas yang dibuat secara asal-asalan, tidak bertanggung jawab dan terlalu menyepelekan seberapa pentingnya produk surat dinas tersebut bagi kredibilitas dan kebereksistensian suatu kantor.
Biasanya juga, surat dinas tersebut sering dari hasil copy-paste dan sering sekali tidak melalui skema kontrol paraf yang sistematis, atau kurang dimoderasi ataupun diautentifikasi secara teliti dan baik oleh pihak yang berkompeten sesuai bidangnya.
Termasuk juga, tidak memedomani prinsip dan aturan main dalam membuat produk surat dinas oleh pihak-pihak yang berkompeten terkait surat dinas tersebut.
Padahal sejatinya, produk surat dinas ini tidaklah boleh disepelekan dalam membuatnya, dan seharusnya sudah tidak ada lagi kesalahan- kesalahan saat sudah didistribusikan dan diterima sesuai dengan alamat tujuan.
Lalu, apakah alasan yang mendasarinya kenapa surat dinas ini menjadi sebegitu pentingnya dan sebegitu krusialnya bagi suatu kantor?
1. Produk Surat Dinas adalah Mempertaruhkan Kehormatan dan Kewibawaan Kantor.
Produk surat dinas itu adalah gambaran umum bagaimana kehormatan dan kewibawaan suatu kantor di antara para relasi, rekanan, ataupun partner bisnis.
Sehingga bisa dibayangkan bila surat dinas tersebut sudah sampai kepada alamat tujuan dan saat dibaca masih terdapat banyak kesalahan, bahkan kesalahan fatal, maka akan dapat menjatuhkan kredibilitas suatu kantor.