Lembaga Kearsipan Merupakan Struktur kelembagaan yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip. Arsip yang dikelola merupakan arsip statis atau arsip yang sudah habis masa retensinya (Jadwal Retensi Arsip) serta memiliki nilai vital dan sejarah dari sebuah lembaga atau instansi yang menaunginya. Arsip statis yang dikelola haruslah dirawat dengan baik, melalui pendataan, perawatan, penyimpan, serta kegiatan preservasi dan restorasi, agar arsip memiliki masa umur yang panjang dan berkelanjutan. Pengelola, Arsiparis, dan Tim dari berbagai Unit di lembaga kearsipan memiliki tanggung jawab agar fungsi kearsipan dapat terlaksana. Salah satu fungsi lembaga kearsipan adalah pemanfaatan arsip bagi masyarakat luas, sehingga tidak hanya dilestarikan namun nilai yang ada pada arsip bermanfaat bagi masyarakat, melalui layanan yang diberikan kelembagaan arsip.
Salah satu Lembaga Kearsipan yang terkenal, adalah Depot Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Provinsi DKI Jakarta. Tempat ini berlokasi di Jl. Perintis Kemerdekaan No. 1, Kayu Putih, Kec. Pulo Gadung Kota Jakarta Timur, DKI Jakarta 13260. Depot Dispusip DKI Jakarta, menjadi salah satu depot arsip yang dikelola oleh pemerintah provinsi DKI Jakarta, selain Depot Arsip Jakarta Timur, Depot Arsip Jakarta Utara, dan Depot Arsip Jakarta Selatan.
Depot Dispusip DKI Jakarta memiliki beberapa layanan yang diperuntukan untuk masyarakat. Salah satu, Layanan yang diberikan adalah layanan kunjungan. Layanan Kunjungan memiliki Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta memberikan layanan kunjungan kearsipan kepada sekolah atau universitas, untuk melihat pengelolaan arsip secara langsung dalam rangka meningkatkan pengetahuan terkait bidang kearsipan.
Persyaratan kunjungan Kearsipan :
- Sekolah atau kampus bersurat kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta
- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan memberikan jawaban terkait kunjungan kepada pihak sekolah/kampus.
- Siswa/mahasiswa melakukan kunjungan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta sesuai jadwal yang telah ditentukan
Pada tanggal, 14 Juni 2023, Program Studi Ilmu Perpustakaan Angkatan 2021, Fakultas Adab dan Humaniora. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, melakukan Kunjungan Ke Depot Arsip Dispusip Provinsi DKI Jakarta. Kunjungan dari UIN Jakarta mendapatkan tanggapan positif baik dari pihak Dispusip Provinsi DKI Jakarta.
Pemaparan Materi oleh Pihak Dispusip Provinsi DKI Jakarta kepada Mahasiswa UIN Jakarta tentang lembaga terkait
Acara dimulai dengan pemaparan singkat mengenai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan DKI Jakarta khususnya bidang Kearsipan dan fungsinya. Para mahasiswa kemudian diajak berkeliling melihat berbagai koleksi arsip yang disimpan, mulai dari dokumen-dokumen bersejarah, peta kuno, hingga foto-foto dan rekaman audio visual. Mereka juga mendapatkan penjelasan mengenai proses digitalisasi dan pembuatan daftar arsip yang tengah dilakukan untuk memudahkan akses informasi. mahasiswa diajak berkeliling ke beberapa unit kerja yang ada adi dispusip, seperti penerjemahan arsip kuno, Digitalisasi, Preservasi dan restorasi , serta Penyimpanan. Pelayanan yang diberikan oleh pihak Dispusip DKI Jakarta cukup baik dan informatif sehingga informasi terkait semua informasi terkait pengelola Arsip yang ada di Dispusip dapat diterima dengan baik.