Sebuah perusahaan mengalami masalah di mana departemen pengiriman dan departemen keuangan mereka tidak dapat berkomunikasi dengan baik. Kejadian ini menyebabkan beberapa produk yang dikirimkan tidak terverifikasi oleh departemen keuangan sehingga menyebabkan penundaan dalam pembayaran supplier. Kejadian ini merupakan masalah serius yang harus diselesaikan agar bisnis berjalan dengan efektif.
Analisa penyelesaian masalah diatas dengan mengacu pada tujuan umum komunikasi bisnis!
Masalah yang dihadapi oleh perusahaan ini dapat dianalisis dengan mengacu pada tujuan umum komunikasi bisnis yang umumnya mencakup :
* Meningkatkan koordinasi antar departemen
Komunikasi yang efektif antar departemen adalah kunci agar proses bisnis lancar. Dalam kasus ini, ketidakmampuan departemen pengiriman dan departemen keuangan untuk berkomunikasi dengan baik mengakibatkan kesalahan dalam verifikasi pengiriman produk , yang pada gilirannya menyebabkan penundaan pembayaran kepada supplier.
Oleh karena itu,perusahaan harus menciptakan jalur komunikasi yang jelas dan terorganisir antara kedua departemen ini agar informasi yang dibutuhkan bisa diteruskan dengan akurat dan tepat waktu.
* Meningkatkan efesiensi operasional
Salah satu tujuan komunikasi bisnis adalah meningkatkan efisiensi dalam operasional. Ketika komunikasi antara departemen tidak berjalan dengan baik, proses menjadi terhambat dan lebih banyak waktu dan sumber daya yang terbuang untuk mengatasi masalah yang timbul akibat miskomunikasi.
Dalam hal ini perusahaan harus memperkenlakan sistem komunikasi yang lebih efisien seperti menggunakan alat atau software ERP (Enterprise Resource Planning) yang dapat mengintregasikan data pengirim dan keuangan secara real-time.
* Memastikan akurasi informasi Untuk memastikan informasi yang diterima oleh setap departemen adalah akurat , perusahaan harus memastikan ada prosedur yang jelas untuk memverifikasi dan mengkomunikasikan status pengiriman secara rinci. Departemen pengiriman harus memiliki akses ke informasi ini dengan mudah agar pembayaran dapat diproses tanpa kesalahan atau penundaan.