[caption id="attachment_344171" align="aligncenter" width="600" caption="Ilustrasi (sumber gambar : everydaydigitals.com)"][/caption]
Surat elektronik alias e-mail nyaris sudah menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan kita sehari-hari. Rasanya seluruh layanan di dunia maya mensyaratkan adanya alamat e-mail yang valid. Mau daftar facebook, twitter, linkedin, kaskus, dsb bahkan kompasiana pun mesti punya e-mail. Penggunaan smartphone bahkan akan lebih optimal apabila kita memiliki e-mail. Kita –misalnya- bisa BBM-an karena punya BlackBerry ID yang didaftarkan menggunakan e-mail, pun kita bisa mengunduh berbagai aplikasi di Play Store karena punya user ID yang terhubung dengan akun Gmail, dsb.
Karena merupakan persyaratan mutlak di dunia maya, tanpa disadari kita sudah mendaftarkan alamat e-mail kita ke mana-mana; media sosial, internet banking, milis, fanpage, online shop, blog follower, portal berita, game online, dll. Akibatnya? Selain berpotensi lupa password dari layanan-layanan tersebut, kotak surat kita (inbox) bakal cepat penuh – khususnya – oleh notifikasi dari layanan yang kita ikuti.
Sebagai contoh, setiap komentar atas tulisan kita di Kompasiana akan diteruskan ke alamat e-mail. Sekarang bayangkan jika tulisan kita memanen ratusan – bahkan ribuan komentar, tentunya inbox kita akan penuh dengan e-mail notifikasi. Tak masalah memang buat Kompasianer yang punya alamat e-mail untuk sekadar memenuhi persyaratan eksistensi di dunia maya dimana e-mailnya memang cuma buat ngompasiana, fesbukan, twitteran, dsb. Tapi bagi Kompasianer yang menggunakan e-mailnya untuk komunikasi dan pekerjaan, hal seperti ini bakal jadi masalah besar, ia bisa menghabiskan waktu lama untuk mencari satu e-mail dari klien diantara ribuan e-mail dari berbagai layanan yang diikutinya.
Pertanyaannya, adakah cara otomatis agar e-mail dari – misalnya - Kompasiana masuk ke folder khusus? Jawabannya, ada!
Lewat tulisan di penghujung tahun 2014, saya mencoba berbagi cara mem-filter e-mail yang memiliki pola tertentu (misal : pengirimnya sama, subject e-mail mengandung frasa tertentu yang sama, dsb) agar e-mail tersebut masuk ke folder khusus dan tidak 'mengganggu' kotak surat utama (inbox). Ilustrasi yang digunakan sebagai contoh dalam tulisan adalah Yahoo!Mail dengan tampilan baru dan menggunakan bahasa Inggris, penggunaan layanan e-mail yang berbeda mungkin akan memerlukan langkah yang berbeda meski saya yakin prinsipnya sama.
Siap?
Inilah Caranya
Dengan asumsi kita sudah login ke Yahoo!Mail, lihat ke pojok kanan atas ada ikon bergambar roda gigi, klik untuk menampilkan sub-menu kemudian pilih ‘Settings’ sbb :
[caption id="attachment_344156" align="aligncenter" width="600" caption="sumber : screenshot"]
1419999171598076010
[/caption] Akan muncul kotak dialog ‘Settings’, kemudian pilih ‘Filters’ sbb :
[caption id="attachment_344157" align="aligncenter" width="600" caption="sumber : screenshot"]
14199992682066499157
[/caption]Perhatikan di samping kalimat ‘Sort incoming messages into folder’ ada tiga buah tombol, klik ‘Add’ untuk menambah pengaturan baru. Akan muncul lagi jendela baru yang meminta kita menambahkan filter baru sbb :
[caption id="attachment_344158" align="aligncenter" width="600" caption="sumber : screenshot"]
1419999294361192253
[/caption]Sesuai contoh di atas, kali ini saya akan mengatur agar e-mail yang dikirim dari olshop Bilna (Bilna.com) masuk ke folder khusus. Karena itu untuk langkah 1 saya memberi nama filternya ‘Bilna’ (terserah sih sesuai selera Kompasianer), kemudian pada langkah 2 saya mengisikan ‘Bilna’ pada kolom ‘From’ karena seperti yang kita tahu, e-mail dari Bilna biasanya mencantumkan nama Bilna sebagai pengirim seperti halnya e-mail dari Facebook, Kompasiana, dll. Kompasianer juga bisa melakukan pengaturan lain di kolom lainnya seperti ‘To/CC’, ‘Subject’, ‘Body’ dll.
Kemudian perhatikan pada tanda panah, default-nya adalah Inbox yang artinya setiap e-mail yang masuk akan masuk ke folder ‘Inbox’ alias kotak surat utama kita. Ini yang harus kita ubah, bukankah kita mau supaya e-mail dari Bilna masuk ke folder lain? Karena itu, klik tanda panah di samping tulisan ‘Inbox’ tadi sehingga muncullah drop-down menu sbb :
[caption id="attachment_344161" align="aligncenter" width="600" caption="sumber : screenshot"]
1419999386486783699
[/caption]Pilih ‘New Folder’ untuk membuat folder baru, kemudian tentukan nama folder itu sebagai – misalnya – Bilna kemudian klik tombol ‘OK’ sbb :
[caption id="attachment_344162" align="aligncenter" width="600" caption="sumber : screenshot"]
1419999411396967184
[/caption]Kita akan dibawa kembali ke kotak dialog ‘Settings’. Perhatikan bahwa sekarang sudah ada folder baru dengan nama ‘Bilna’ sbb :
[caption id="attachment_344163" align="aligncenter" width="600" caption="sumber : screenshot"]
14199994341975534813
[/caption]Jangan lupa untuk menyimpan pengaturan yang sudah kita tentukan dengan mengeklik tombol ‘Save’ di bagian bawah kotak dialog ini sbb :
[caption id="attachment_344167" align="aligncenter" width="600" caption="sumber : screenshot"]
14199994642084438145
[/caption]Selesai!
Mulai saat ini semua e-mail yang pengirimnya mengandung frasa ‘Bilna’ akan masuk ke folder khusus dengan nama ‘Bilna’.
Dan inilah contoh hasil pengaturan untuk e-mail dengan pengirim dari Kompasiana sbb :
[caption id="attachment_344169" align="aligncenter" width="600" caption="sumber : screenshot"]
14199994891451462682
[/caption]Seperti yang kita lihat, ada folder dengan nama ‘Kompasiana’ yang saya atur sebagai tempat penampungan untuk e-mail yang pengirimnya mengandung frasa ‘Kompasiana’.
Semoga tulisan saya kali ini bermanfaat, selamat mencoba, sampai berjumpa tahun depan, dan Selamat Tahun Baru 2015! Semoga kesuksesan dan kebahagiaan selalu bersama kita semua...