Pentingnya Nomor Surat Pada Surat Resmi

Baru-baru ini saya menerima sebuah surat resmi dari seseorang. Tapi alangkah terkejutnya saya, saat melihat nomor surat yang tidak sesuai kaidah, dan tidak adanya tanda tangan oleh pihak yang mengeluarkan surat tersebut. 

Sebelum saya memaparkan pentingnya penomoran surat pada surat resmi, sebaiknya kita perlu tahu apa itu surat resmi. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, seperti untuk individu, instansi, maupun organisasi.

Dalam surat resmi, pembuatan nomor surat sangat penting. Nomor surat dibuat dengan tujuan untuk memudahkan dalam menyusun urutan penyimpanan surat sekaligus untuk mengawasi seberapa banyak surat yang telah dikeluarkan. Nomor surat sebaiknya disusun berdasarkan nomor urut surat, kode surat (biasanya berisi informasi terkait kategori surat), tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Tetapi ada kalanya bulan tidak dicantumkan. Perhatikan nomor surat berikut ini! Nomor: 1769/B6.3.1/PP.03.00/2021. Makna nomor surat: 1769 menunjukkan nomor urut surat, B6.3.1 kode surat pada instansi, PP.03 adalah kode instansi Pusat Pengembangan dan 2021 adalah tahun dibuatnya surat resmi tersebut.

Penulisan surat resmi yang asal-asalan akan berakibat fatal. Instansi pembuat surat dianggap tidak kredibel. Itu karena nomor surat dalam pembuatan surat resmi atau dinas merupakan hal yang wajib ada dan menjadi hal yang pokok dalam surat. Jadi sebaiknya, si pembuat surat resmi harus memahami penomoran surat.

Kota Industri, 20 Maret 2022 (23.00 WIB)