Administrasi pelabuhan laut itu terdiri dari benda fisik kapal laut, profil muatan kapalnya, serta para pihak yang terlibat pada mata rantai proses pelabuhan yang terdiri dari: Port Regulator, Port Operator dan terakhir adalah Port Community.
Adapun Port Regulator terdiri dari: instansi pemerintah yang menerbitkan perizinan yang berkenaan dengan kapal dan profil muatannya, yaitu: Otoritas Pelabuhan, Syahbandar, Bea Cukai, Karantina, Kantor Kesehatan Pelabuhan dan Imigrasi.
Selanjutnya, Port Operator terdiri dari: BUMN Operator Pelabuhan, Pelabuhan Swasta dan berbagai pelabuhan yang dikelola oleh Kemenhub sendiri.
Sedangkan Port Community adalah Pengguna Jasa Pelabuhan yang berperan sebagai Penyedia Jasa Logistik (PJL) pada masing-masing bidang operasional intinya, yaitu: Perusahaan/ Agen Pelayaran, EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut), Freight Forwarder, Perusahaan Truk, Operator Gudang, Operator Lahan/ Gudang Penyangga, PPJK (Perusahaan Perantara Jasa Kepabeanan), Eksportir dan Importir.
KETERLIBATAN SDM LOGISTIK PELABUHAN
Jumlah seluruh pelabuhan di Indonesia adalah 1.961 pelabuhan dan jumlah seluruh kapal berbendera Indonesia adalah 19.203 kapal. Dengan demikian penyelenggaraan Administrasi Pelabuhan ini dari ujung ke ujung pada mata rantai Logistik Pelabuhan di seluruh Indonesia melibatkan jutaan Sumber Daya Manusia agar proses administrasi pelabuhan menjadi cepat dan tepat waktu.
KESEMRAWUTAN ADMINISTRASI PELABUHAN
Sampai saat ini kesemrawutan administrasi pelabuhan disebabkan oleh berbagai perangkat peraturan yang diterbitkan oleh Port Regulator dan Port Operator sebagaimana definisi tentang siapa-siapa saja yang berperan sebagai Port Regulator dan Port Operator telah dijelaskan di atas.
Sebagai contoh:
Dokumen Manifest Kapal harus disampaikan kepada masing-masing instansi yang berperan sebagai Port Regulator itu minimal 24 jam sebelum kapal tiba di Pelabuhan Tujuan.
Hal ini menjadikan kegiatan pengajuan dokumen manifest disampaikan berkali-kali kepada masing-masing instansi tersebut; padahal isi dokumen manifest-nya sama. Dampak dari kegiatan duplikasi ini menjadikan proses persetujuan untuk kapal masuk menjadi lama.