Stock Opname Sebagai Salah Satu Persiapan UPT Perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro Dalam Menghadapi Akreditasi

Perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro, melakukan stock opname dan mengakurasikan kembali  seluruh koleksi yang dimiliki. Kegiatan ini dimulai tanggal 9 januari hingga 1 Februari 2023, membutuhkan waktu kurang lebih 3 minggu untuk melakukan stock opname. Seluruh koleksi diperkirakan berjumlah sekitar 21.000 eksemplar.  

Koleksi menjadi salah satu komponen penting yang dimiliki perpustakaan dalam menjalankan tugasnya sebagai lembaga publik. Koleksi yang dimiliki terintegrasi dalam suatu sistem yang terintegrasi dengan pustakawan sebagai pengolah meta data koleksi tersebut. Sebagai upaya pengembangan koleksi, perpustakaan penting melakukan kegiatan stock opname untuk mencapai tujuan dari perpustakaan memiliki koleksi sesuai dengan kebutuhan pemustakanya. Menurut Basuki (1992) dalam  (Wince, 2017) stock opname merupakan suatu kegiatam yang mencakup verifikasi lokasi dokumen, pemeriksaan atas dokumen yang tidak ada ditempat atau hilang atau sedang dipinjam serta pemeriksaan keadaan koleksi.

Tujuan utama dari stock opname ini adalah validasi data pada database dan untuk mengetahui terdapat data yang missing atau tidak. Pustakawan perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro, menerangkan bahwa stock opname dilakukan untuk check stock secara keseluruhan koleksi yang dimiliki terhadap data yang ada pada sistem automasi perpustakaan (slims). Kegiatan stock opaname ini dikoordinir oleh kepala bidang pengadaan Muthik Humaida, S.Hum dan dibantu oleh 5 orang pustakawan serta 6 orang peserta magang. Kepala perpustakaan AAN PRABOWO, S.Hum juga turut mengawasi jalannya kegaiatan stock opname ini dari awal hingga akhir.

Jadi output setelah melakukan kegiatan stock opname adalah laporan rill koleksi yang berisikan jumlah keseluruhan koleksi, daftar dan jumlah judul koleksi, jumlah eksemplar koleksi termasuk yang sedang dipinjam, yang hilang, rusak, atau status eksemplar yang akan diubah menjadi alih media. Kevalidan data koleksi akan sangat membantu bagi pustakwan maupun pemustaka, guna mempermudah dalam temu kembali informasi. Hal ini dikarenakan koleksi dalam database merupakan cerminan keberadaan dan kondisi koleksi perpustakaan. Dengan demikian, diharapkan tidak ada lagi keluhan dari pemustaka bahwa suatu koleksi yang ada di database tidak terdapat di perpustakaan.

Kemudian disisi lain tujuan lain dari stock opname ini adalah sebagai salah satu bentuk persiapan akreditasi perpustakaan. Perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro mulanya menempatkan koleksi sesuai dengan kode rak, yang mana bermaksud untuk memudahkan pemustakan dalan mencari buku. Namun, hal tersebut kurang sesuai dengan pedoman akreditasi perpustakaan yang mana menganut DDC (Dewey Decimal Clasification). Maka dari itu, buku yang telah di stock opname di kelompokkan sesuai dengan kelas masing -- masing mulai dari kelas 000-900.

Dalam melakukan stock opname, pada mulanya barcode yang terdapat pada label buku disacan kemudian data buku seperti nomor inventaris, judul, jenis koleksi akan muncul pada sistem, yang berarti buku tersebut telah berhasil di stock opname. Setelah itu kita harus melihat tahun terbit buku. Apabila buku terbit sebelum tahun 2000 maka statusnya akan diubah ke alih media dan buku tersebut di alih media ke dalam bentuk digital. Jika buku terbit tahun sesudah tahun 2000 maka, buku tersebut tetap dimanfaatkan secara fisik. Buku yang telah di stock opname akan dikelompokkan sesuai nomor kelasnya masing -- masing dan dimasukkan ke dalam rak. Dengan begitu keberadaan koleksi yang ada di Perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro akan terjaga dengan baik. Seluruh koleksi ini akan menjadi bahan pertimbangan dalam melakukan seleksi dan pengembangan koleksi.

Daftar Pustaka

Wince, E. (2017). Kajian Pentingnya Stock Opname Dalam Pengembangan Koleksi Perpustakaan. Tik Ilmeu: Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, 1(1), 79. https://doi.org/10.29240/tik.v1i1.205