Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaiandan pengendalian suatu kegiatan.
Bermula dari kondisi kearsipan di Kantor Badan Penanggulangan Daerah Kabupaten Dompu yang kurang memadai salah satunya dikarenakan minimnya fasilitas yang dimiliki. Selain itu seringkali pegawai khususnya dibagian keuangan mengalami kesusahan ketika hendak mencari dokumen atau file yang dibutuhkan bahkan sering juga dokumen hilang saat dibutuhkan. Hal tersebut membuat salah satu Pegawai Negeri Sipil bagian keuangan yang bernama Ricko Sahidan berinisiatif membuat sebuah sistem pengarsipan yang mudah dan murah.
Hanya bermodalkan email aktif yang tersambung dengan google drive Ricko mampu membuat sebuah sistem pengarsipan yang ekonomis dan mudah.
Dimulai dengan pengarsipan Laporan Pertanggungjawaban Dana di Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Dompu, Dokumen LPJ yang telah dibuat kemudian di scan lalu di upload pada google drive , setiap Dokumen akan berada dalam satu file untuk mempermudah pembuatan QR Code yang akan otomatis terbuka ketika di scan menggunakan smartphone.
Dengan adanya inovasi ini pegawai sudah tidak akan mengalami kesulitan ketika ingin menampilkan dokumen LPJ jika diperlukan pada masa yang akan datang, seperti pada saat adanya pemeriksaan dari Inspektorat atau untuk keperluan lainnya. Inovasi ini sudah mulai diterapkan sejak bulan Mei Tahun 2022 dan akan digunakan di Bidang-Bidang lain dalam proses pengarsipan. Meskipun saat ini inovasi ini masih digunakan dalam lingkup kantor, namun kedepan Ricko berharap inovasi ini bisa diterapkan disemua OPD di Kabupaten Dompu.
