Jumlah Persediaan Optimal Menyebabkan Efisiensi Biaya Persediaan

Pengertian Manajemen dalam bahasa yg bebas adalah mengatur segala aktivitas sehingga efesiensi dan efektifitas tercapai. Didalam manajemen ada Perencanaan, Pengorganisasian, Pengendalian. Segala kegiatan tanpa perencanaan maka kegiatan yg dilakukan tergantung situasi dan pada akhir periode tidak ada yg akan dievaluasi sehingga tidak diketahui kemajuan atau kemunduran dari kegiatan tsb. Gagal merencanakan sebenarnya sedang merencanakan kegagalan.

Pada perusahaan Manufacture, perusahaan Dagang biasanya memiliki sejumlah persedian untuk mengantisipasi keadaan di masa yg akan datang yang  tidak pasti. Adapun jenis-jenis persediaan itu adalah :

1) Persediaan bahan baku,

2) Peresediaan setengah jadi,

3) Persediaan Barang Jadi,

4) Persediaan Komponen.

Jumlah persediaan ini harus dikendalikan sehingga jumlahnya tidak terlalu besar dan terlalu sedikit tapi optimal. Jumlah persediaan yg optimal menyebabkan biaya persediaan juga menjadi optimal.  Biaya persediaan terdiri dari biaya pesan dan biaya simpan.  Hal yg perlu diperhatikan pada pengendaliaan persediaan adalah Lead Time (Waktu Senggang) yaitu waktu yg diperlukan dari mulai pemesanan sampai barang yg kita pesan tiba diperusahaan. Kadang-kadang perusahaan harus memesan kebutuhannya ke luar negeri sehingga dibutuhkan waktu selama 3 (tiga) bulan agar yg dipesan itu sampai diperusahaan.

Di misalkan PT Lingga Zulu memesan bahan bakunya ke Papua dg Lead Time 4 (empat)  hari karena pengirimannya lewat Laut. Adapun biaya pesan yg dikeluarkan setiap kali pesan  sebesar Rp 100.000.  Harga pembeliaan bahan baku/kg adalah Rp 50.000. Prosentase biaya simpan ditentukan sebesar 10% sedangkan kebutuhan pertahun akan bahan baku perusahaan tersebut 144.000 kg.  Maka kita bisa menghitung berapa jumlah pemesanan yg optimal terhadap bahan baku tersebut. Kita bisa menghitungnya dg metode Economical Order Quantity (EOQ) menjadi sebagai berikut :

EOQ = √ 2 x 144.000 kg x Rp 100.000/ 10 % x Rp 50.000 = 2.400 Kg.

Artinya jumlah pemesanan yg dilakukan setiap kali pemesanan adalah sebesar 2.400 kg.  Jika lebih dari 2.400 yg dipesan maka akan menimbulkan kelebihan persediaan sehingga menyebabkan biaya simpan semakin besar dan jika yg dipesan kurang dari 2.400 akan menyebabkan kekurangan persediaan sehingga bisa mengganggu proses produksi.  Biaya persediaan ( Total Cost Inventory =TIC)  yaitu biaya PESAN + biaya SIMPAN  menjadi sebagai berikut :    TIC = 144.000 kg/2.400 kg x Rp 100.000 + 2.400 kg/2 x 10% x Rp 50.000 = Rp 12.000.000.   Selama satu tahun dilakukan pemesanan ke  Papua  sebanyak  :                        144.000 kg/2.400 kg = 60 kali dan waktu pemesanan yg dilakukan dari satu pemesanan ke pemesanan berikutnya atau disebut dg Re Order Point (ROP) dapat dihitung  sebagai berikut :   Kebutuhan bahan baku per hari = 144.000 kg/360 hari =  400 kg maka   ROP = 4 hari x 400 kg = 1600 kg. Artinya jika persediaan di gudang sudah menunjuk angka 1600 kg maka perusahaan harus melakukan pesanan berikutnya ke Papua demikian seterusnya selama satu tahun.  Perhitungan ROP di atas adalah untuk kondisi kebutuhan bahan baku selama  Lead Time adalah tetap.