Waktu kita terbatas, jangan buang-buang waktu menjalani kehidupan dengan sia-sia mengikuti orang lain begitu saja. -Steve Jobs
Agar produktif, kita harus bisa mengelola waktu kita yang terbatas untuk mampu menghasilkan pencapaian tujuan secara efisien. Berikut beberapa tips manajemen waktu agar menjadi perangkat yang efektif untuk menunjang produktivitas:
1)Transformasi Target
Terjemahkan target tahunan yang berupa target pencapaian menjadi beberapa jenis pekerjaan yang perlu dilakukan. Pecahlah pekerjaan tersebut menjadi beberapa kegiatan atau aktivitas yang berkontribusi langsung terhadap pencapaian tujuan.
Ini akan mengubah tekanan untuk berprestasi menjadi motivasi untuk memberikan kinerja yang terbaik. Hal ini disebut internalisasi tujuan seperti yang pernah saya tuliskan disini. Intinya adalah: transformasikan tujuan menjadi kegiatan, angka menjadi aktivitas, dan prestasi menjadi kontribusi.
2)Atur Jadwal
Buat jadwal secara mingguan dan rencanakan tugas-tugas harian di dalam sebuah buku agenda atau smartphone. Atur waktu yang disiapkan khusus untuk pekerjaan wajib yang memang harus dilakukan misalnya meeting penetapan sasaran mingguan, rapat evaluasi, membuat laporan, presentasi dan seterusnya.
Setiap malam hari sebelum berkegiatan, tuliskan daftar tugas-tugas dalam satu hari yang perlu dikerjakan dan diselesaikan besok. Lalu sempurnakan daftar tugas itu di pagi dini hari. Maka dari itu, bangunlah lebih pagi: pelajari trik untuk bangun pagi disini, disini, dan disini.
3)Efisiensi Waktu
Ukur semua tindakan berdasarkan kepentingan dan yang menghasilkan produktivitas. Ingat aturan 80/20 bahwa mayoritas (±80%) hal-hal yang utama dihasilkan dari sekitar ±20% dari keseluruhan aktivitas seperti yang saya tuliskan disini.
Jangan sampai sibuk tapi tidak produktif seperti yang pernah saya tuliskan disini. Jangan sampai kita mengerjakan sesuatu yang mendesak namun ternyata itu bukanlah hal yang penting, hati-hati dengan kegiatan yang mendadak padahal tidak termasuk prioritas. Perhatikan juga aktivitas yang tidak penting dan membuang-buang waktu dengan sia-sia saja.
4)Efektivitas Implementasi
Jangan habiskan kapasitas otak untuk memikirkan dan mengingat hal yang sama berulang-ulang, catat semua pemikiran: ide untuk masa depan, pembelajaran dari dari masa lalu, dan segala pekerjaan yang harus dilakukan dan sedang dikerjakan. Optimalisasikan otak dengan istirahat yang cukup di sela-sela aktivitas dan di kala tidur seperti yang pernah saya tulis disini dan disini.
Cari cara-cara yang lebih mudah, lebih cepat, lebih baik, dan menghasilkan lebih banyak. Tingkatkan pengetahuan dan kompetensi diri serta para pekerja. Gunakan sumber daya seperti sistem yang telah teruji, peralatan seperti mesin serta komputer dan orang lain untuk otomatisasi serta delegasi atau alih daya (out-sourcing) jika dapat meningkatkan efektivitas implementasi kerja.
5)Manajemen Diri
Semua tips di atas tidak akan berguna jika kita tidak bisa mengendalikan emosi dan memotivasi disiplin diri seperti tulisan saya disini. Silahkan baca tulisan-tulisan di blog ini yang banyak membahas tentang motivasi dan pengembangan diri.