Perencanaan adalah proses sistematis dalam menentukan tujuan dan langkah strategis yang akan dilakukan untuk mencapainya. Menurut Mulyasa (2019), perencanaan pendidikan mencakup identifikasi kebutuhan, analisis sumber daya, serta penentuan prioritas untuk mencapai tujuan institusi pendidikan.
Dalam konteks pengadaan sarana dan prasarana, perencanaan bertujuan untuk memastikan bahwa fasilitas yang disediakan relevan dengan kebutuhan siswa, guru, dan kurikulum yang diterapkan.
Bryson (2018) dalam teorinya tentang strategic planning menekankan bahwa perencanaan strategis harus berbasis analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Dalam pengelolaan sarana prasarana pendidikan, analisis ini digunakan untuk mengevaluasi kekuatan internal, kelemahan, peluang eksternal, dan ancaman yang memengaruhi proses pengadaan fasilitas.
Menurut penelitian Wahyuni (2020), perencanaan pengadaan sarana dan prasarana yang efektif memerlukan pendekatan berbasis data untuk menentukan kebutuhan fasilitas secara akurat.
Hal ini mencakup pengumpulan data terkait jumlah siswa, proyeksi pertumbuhan populasi sekolah, dan jenis fasilitas yang dibutuhkan untuk mendukung pembelajaran. Di sekolah berbasis Islam seperti SMP ITQan, pendekatan ini juga harus mempertimbangkan kebutuhan khusus terkait sarana keagamaan, seperti masjid, ruang tahfiz, dan fasilitas pendidikan berbasis nilai Islami Arikunto (2019) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan sarana prasarana mencakup beberapa tahap:
(1) identifikasi kebutuhan,
(2) analisis prioritas,
(3) penyusunan anggaran, dan
(4) dokumentasi rencana pengadaan.
Tahap identifikasi kebutuhan melibatkan partisipasi dari berbagai pemangku kepentingan, termasuk guru, siswa, dan komite sekolah, untuk memastikan rencana yang dirancang sesuai kebutuhan operasional.
Efisiensi dan efektivitas menjadi prinsip utama dalam perencanaan pengadaan. Efisiensi berkaitan dengan pemanfaatan sumber daya yang optimal, sedangkan efektivitas mengacu pada sejauh mana sarana yang direncanakan dapat mendukung tujuan pendidikan.