7 Tips Agar Rapat Menjadi Lebih Efektif dan Berkualitas ala Brian Tracy

Rapat atau diskusi merupakan kegiatan yang seringkali kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari, terutama jika kalian adalah mahasiswa atau pekerja kantoran. Dalam rapat biasanya sekelompok orang berkumpul untuk memecahkan sebuah masalah yang tengah mereka hadapi, namun tak sedikit pula dijumpai rapat-rapat yang hanya memboroskan waktu tanpa memiliki hasil penyelesaian yang signifikan dan tidak sesuai dengan tujuan awal diadakannya rapat. Maka dari itu, yuk simak 7 tips memaksimalkan rapat dari buku Master Your Time, Master Your Life karya motivator kondang Amerika bernama Brian Tracy!

1. Tentukan Urgensi Rapat

Sebelum menghadiri atau merencanakan sebuah rapat, adakalanya diperlukan untuk mengukur seberapa penting rapat tersebut baik bagi diri sendiri maupun organisasi. Jika memang rapat ini sangat dibutuhkan, maka segera hadiri rapat tersebut. Jika sebaliknya, maka pertimbangkan untuk mengikutinya atau melakukan hal yang lebih penting daripada rapat tersebut. Yang dapat mengukur seberapa penting rapat ini adalah diri sendiri sebagai audiens atau sebagai perencana rapat agar rapat yang akan diadakan menjadi efektif.

1. Membuat Agenda Rapat

Setelah menentukan urgensi rapat, selanjutnya adalah buat agenda di rapat yang akan dihadiri. Sebagai perencana rapat, tulis segala sesuatu yang perlu untuk dibahas di forum dengan jelas, sebagai audien rapat, hendaknya bertanya kepada penyelenggara rapat jika memungkinkan untuk menanyakan perihal apa saja yang akan dibahas nantinya. Selain itu, sebagai perencana rapat, sangat penting untuk menuliskan siapa saja yang akan memaparkan materi atau informasi saat rapat berlangsung. Hal ini berguna agar tidak terlalu banyak waktu terbuang saat rapat berlangsung.

1. Mulai dan Akhiri Tepat Waktu

Masalah sebagian besar orang Indonesia adalah jam karet atau sangat sulit untuk datang sesuai waktu yang ditentukan. Agar rapat yang diadakan berjalan efektif dan efisien, sebaiknya mulai dan akhiri rapat tepat waktu. Dilansir dari buku Master Your Time, Master Your Life karya Brian Tracy, jangan menunggu orang-orang yang hadir terlambat, dan hargailah orang-orang yang datang tepat waktu dan jangan biarkan mereka menunggu terlalu lama. 

1. Gunakan Aturan 80/20

Dalam aturan 80/20 menyatakan bahwa 20 persen kegiatan akan memberi dampak pada 80 persen sisanya. Aturan ini dapat berlaku untuk rapat agar menjadi lebih efisien. Tetapkan dahulu apa 20 persen hal-hal yang paling penting yang mewakili 80 persen sisanya di awal rapat. Dengan begitu, orang-orang yang tidak dapat mengikuti rapat hingga akhir tetap  bisa mengetahui hal-hal terpenting dalam rapat tersebut.

1. Ringkas Setiap Kesimpulan

Sebelum beralih ke topik berikutnya, ringkas setiap kesimpulan pembahasan dan dapatkan persetujuan dari semua pihak. Hal ini memastikan pemahaman yang baik dari audien sebelum pindah ke topik berikutnya.

1. Penyerahan Tanggungjawab

Setelah ditetapkan sebuah keputusan, maka segera serahkan tanggung jawab kepada orang-orang tertentu untuk melaksanakan tindakan yang telah disepakati. Ingatlah selalu bahwa rapat tanpa penyerahan tanggung jawab hanyalah sebuah percakapan biasa.

1. Jangan Lupa Menulis Notulensi

Hal terakhir yang sangat penting agar rapat menjadi efektif dan efisien adalah menulis notulensi rapat sesegera mungkin. Untuk audien rapat, dapat membuat sebuah catatan poin-poin penting dari rapat tersebut, untuk penyelenggara rapat, sebaiknya edarkan notulensi sesegera mungkin maksimal dalam dua puluh empat jam agar audien dapat membaca dan memahami hasil rapat di lain waktu dan segera mengerjakan tugas atau tanggung jawab dari hasil rapat.

Dengan menerapkan ketujuh tips ini, diharapkan rapat akan menjadi lebih efektif dan efisien. Pertanyaannya, tips nomor berapakah yang sudah kalian terapkan?