Siklus perolehan dan pembayaran meliputi dua golongan transaksi yang berbeda, yaitu : perolehan barang dan jasa dan pengeluaran kas untuk perolehan tersebut. Retur pembelian dan pengurangan harga juga merupakan satu golongan transaksi, tetapi untuk kebanyakan perusahaan jumlahnya tidak material.
Pemrosesan Order Pembelian.
Permintaan pembelian (purchase requisition); adalah permintaan akan barang dan jasa oleh pegawai yang berwenang. Bentuknya dapat berupa permintaan perolehan untuk bahan-bahan oleh mandor atau pengawas gudang, reparasi di luar oleh pegawai kantor atau pabrik, atau asuransi oleh direktur perusahaan yang bertanggung jawab atas properti dan peralatan.
Order pembelian (purchase order)
Adalah dokumen yang mencatat deskripsi, jumlah, dan informasi yang berkaitan dengan barang dan jasa yang hendak dibeli perusahaan. Dokumen ini seringkali digunakan untuk menunjukkan otorisasi untuk mendapatkan barang dan jasa.
Pengendalian Intern
Otorisasi yang memadai untuk perolehan merupakan bagian utama dari fungsi ini sebab otorisasi akan menjamin bahwa setiap barang dan jasa yang dibeli memang sesuai dengan kepentingan perusahaan dan untuk mencegah pembelian yang berlebihan atau barang yang tidak diperlukan. Untuk membentuk bagian pembelian dengan maksud memastikan kualitas yang baik untuk barang dan jasa dengan harga yang minimum. Untuk pengendalian intern yang baik, bagian pembelian hendaknya tidak bertanggung jawab mengotorisasi perolehan atau penerimaan barang.
Penerimaan Barang Dan Jasa
Penerimaan barang dan jasa oleh perusahaan yang berasal dari pemasok merupakan titikkritis dalam siklus ini, sebab pada saat inilah kebanyakan perusahaan pertama kali mengakui timbulnya kewajiban sehubungan dengan perolehan tersebut di dalam catatan mereka. Saat barang diterima, pengendalian yang memadai mengharuskan dilakukannya penelitian atas deskripsi, jumlah, saat kedatangan, serta kondisi barang.
Laporan penerimaan barang (receiving report)
Adalah dokumen yang dibuat pada saat barang berwujud diterima yang menunjukkan deskripsi tentang barang, jumlah yang diterima, tanggal penerimaan, dan data lain yang relevan. Penerimaan barang dan jasa dalam kegiatan operasi normal perusahaan menunjukkan tanggal saat mana biasanya klien mengakui adanya kewajiban karena perolehan tersebut.