Pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah mencakup berbagai aktivitas, seperti pengadaan, distribusi, pemanfaatan, pemeliharaan, pencatatan inventaris, hingga penghapusan fasilitas pendidikan. Menurut Barnawi dan M. Arifin, proses manajemen ini meliputi tahap perencanaan, pengadaan, pencatatan inventaris, pengawasan serta pemeliharaan, dan penghapusan sarana serta prasarana pendidikan Islam. Berikut ini adalah uraian mengenai manajemen sarana dan prasarana.
Pertama, perencanaan sarana dan prasarana pendidikan
Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan proses yang melibatkan analisis dan penentuan kebutuhan guna mendukung kegiatan pembelajaran. Menurut Jones, proses ini diawali dengan meninjau jenis pengalaman pendidikan yang dirancang di sekolah. Tujuan utama dari perencanaan ini adalah untuk menghindari kesalahan, meningkatkan efektivitas, dan menjamin efisiensi pelaksanaannya. Perencanaan yang baik perlu memperhatikan keselarasan antara kebutuhan dan kemampuan, jumlah yang memadai, kualitas yang baik, serta jenis peralatan atau barang yang dapat mendukung efisiensi kerja.
Kedua, pengadaansarana dan prasarana pendidikan
Menurut Syahril, pengadaan sarana dan prasarana pendidikan mencakup seluruh kegiatan untuk menyediakan fasilitas yang dibutuhkan sesuai rencana atau kebutuhan yang telah ditetapkan. Proses ini dapat dilakukan melalui berbagai metode, antara lain:
- Dropping dari pemerintah berupa bantuan yang diberikan pemerintah kepada sekolah. Bantuan ini besifat terbatas sehingga pengelola sarana prasarana di sekolah tetap harus mengusahakan dengan cara lain.
- Pengadaan sarana dan prasarana dengan membeli secara langsung atau melalui pemesanan terenih dahulu.
- Pengadaan sarana prasarana dengan meminta sumbangan dari wali murid atau mengajukan proposal bantuan ke lembaga-lembaga social yang tidak mengikat.
- Pengadaan sarana prasarana dengan cara menyewa atau meminjam ke tempat lain.
- Pengadaan sarana prasarana dengan cara menukar barang yang dimiliki dengan barang lainnya uang dibutuhkan sekolah.
Ketiga, inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan
Inventarisasi diartikan sebagai pencatatan dan penyusunan barang-barang milik negara secara sistematis, tertib, dan teratur berdsarkan ketentuan atau pedoman yang berlaku. Kegiatan inventarisasi sarana prasarana pendidikan di sekolah meliputi:
- Pencatatan sarana dan prasarana yang dilakukan dalam buku penerimaan barang, buku bukan inventaris, buku stok barang.
- Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yng termasuk barang inventaris. Tujuannya untuk mempermudah mengenal kembali perlengkapan pendidikan yang ditinjau dari kepemilikan, penanggung jawab, atau jenis golongannya.
- Semua perlengkapan pendidikan yang tergolong inventariis harus dilaporkan. Pelaporan tersebut dikenal dengan istilah laporan mutase barang.
Keempat, pendistribusian dan penggunaan sarana dan prasarana
Distribusi perlengkapan merupakan proses penyerahan barang atau alih tanggung jawab penyimpanan kepada unit atau individu yang memerlukannya, sesuai dengan ketentuan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 96/PMK.06/2007 tentang pengelolaan barang milik negara. Proses ini harus dilakukan dengan memastikan kesesuaian barang, ketepatan sasaran, serta kondisi yang memadai saat pendistribusian.
Kelima, pengawasan sarana dan prasarana pendidikan