ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sebuah sistem yang merekam dan menyebarkan informasi mengenai seluruh aktivitas bisnis yang sedang berlangsung (real-time). Sistem ini menggabungkan proses bisnis vital, mulai dari produksi manufaktur, inventori, monitor pegawai, keuangan, sales, hingga payroll.
Bisnis seperti apakah yang membutuhkan ERP? Ada kah persyaratan untuk implementasi ERP? Pada dasarnya, semua jenis bisnis akan terbantu dengan integrasi ERP, di antaranya yang mengalami kendala sebagai berikut:
- Utang-piutang tidak terpantau. Alur kas bermasalah karena banyak faktur yang belum dibayar.
- Sisa stok tidak jelas. Kesulitan mengetahui jumlah pasti stok karena penyimpanan tidak dicatat otomatis dan terpisah-pisah.
- Proyek tidak terkendali. Sudah di tengah jalan dan Anda baru menyadari bahwa proyek ini akan terlambat selesai.
- Salah pesan. Memesan barang yang ternyata masih banyak tersedia di gudang lain.
- Bingung lokasi stok. Lokasi penyimpanan sulitditemukan karena sulit mengatur urutan penyimpanan.
- Kewalahan rekap payroll Data absensi untuk kalkulasi payroll seluruh pegawai memakan waktu dan tenaga HR.
- Penipuan di gudang. Barang kerap berkurang tanpa sepengetahuan di gudang.
- Penipuan di tempat penjualan. Jumlah barang yang dijual atau nominal transaksi di catatan kerap berbeda dengan buktinya.
- SPK tidak berjalan. SPK atau sistem pendukung keputusan produksi terbengkalai sehingga tidak ada estimasi waktu untuk pemenuhan pesanan/penyelesaian proyek.
Demikian masalah-masalah yang terjadi akibat kinerja bisnis terpisah-pisah dan hanya dapat diakses oleh sebagian pengurus di perusahaan saja. Sistem ERP memungkinkan pencatatan semi-otomatis, kalkulasi, fleksibilitas tampilan laporan, dan aksesibilitas antar internal perusahaan sehingga informasi beredar lebih akurat dan transparan.
Perlu diingat bahwa sistem ini tidak hanya diperuntukan oleh perusahaan besar saja. Meskipun ERP memang muncul dari kebutuhan mengelola proses bisnis dalam skala besar, nampaknya tidak ada minimal skala bisnis yang menjadi prasyarat dalam implementasi ERP. Sebesar atau sekecil apapun suatu bisnis akan menjadi efisien dengan teknologi yang merekam kegiatan bisnisnya real-time. Dengan demikian, pemetaan masalah di masa lalu dan pengambilan keputusan di masa depan tergambarkan.
