Di
Di era yang menuntut kecepatan dan keakuratan informasi, kita tidak bisa menutup mata lagi. Hanya ada kata yaitu berubah atau tertinggal dengan kemajuan teknologi yang mengubah banyak hal sendi kehidupan. Teknologi tidak bisa dipisahkan dalam kehidupan ini tak terkecuali dalam pekerjaan dan sistem pekerjaan. Bekerja di sektor pemerintahan, pengelolaan tata pemerintahan yang baik (Good Corporate Governance).
Dalam tata pengelolaan organisasi atau biasa dikenal GCG, sangat penting tidak hanya diterapkan di swasta melainkan juga di sektor pemerintahan. Sebagai instansi yang ingin dikenal secara luas, penerapan GCG haruslah sudah menjadi habits di setiap instansi pemerintahan. Target dari penerapan GCG adalah menghilangkannya unsur Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN) melalui pembangunan layanan yang transparan dan akuntabel. Hal ini tercermin dari kemudahan informasi yang cepat, akurat, dan terpercaya sehingga dibutuhkan upaya transfer informasi dari yang analog menjadi online (digital) yang disebut digitalisasi.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), digitalisasi adalah proses pemberian atau pemakaian sistem digital. Dengan bahasa sederhana, digitalisasi adalah proses mengubah informasi dari manual atau analog menjadi tersistem yang berbasis digital. Semua dokumen yang semula dicatat secara manual discan dan didokumentasi dengan menggunakan software aplikasi yang mudah diakses dan ditransfer.
Ketersediaan gawai yang merupakan bagian dari kehidupan kita dan menjadikan lebih mudah dalam mendapatkan informasi dalam sekejap hanya dengan berselancar pada gawai kita masing-masing. Selain itu, dengan mengusung paperless, idealnya kita mendukung program menyelamatkan bumi dengan mengurangi penebangan pohon.
Manfaat digitalisasi di instansi pemerintahan banyak, antara lain menata dokumen yang lebih mudah saat dibutuhkan. Hanya dengan mengklik search semua dokumen yang dibutuhkan akan didapatkan. Berbeda halnya jika masih dalam menggunakan pencatatan manual, akan memakan waktu yang lebih lama karena harus mencari melalui dokumen otner. Tidak hanya itu, resiko dokumen yang berbentuk kertas dan buku akan lebih mudah basah, rusak, atau hilang.
Dengan mengetahui kemudahan digitalisasi arsip, setidaknya kita membangun iklim kerja yang efektif dan efisien. Selain bisa menghemat anggaran dalam belanja barang terkait kertas dan dokumen pendukungnya, digitalisasi mampu menjawab tantangan transparansi dokumen karena siapa pun bisa mengakses informasi dengan lebih mudah dan tidak terikat oleh ruang dan waktu.
Dari aspek SDM yang mengelola, perlu diberikan pelatihan yang memadai tentang sistem teknologi dan informasi. Tidak hanya oleh bagian IT, melainkan seluruh pegawai agar memiliki standar pemahaman dan implementasi yang sama sehingga tidak terjadi ketimpangan hanya pada bagian tertentu saja yang bisa menggunakan teknologi tersebut.
Dalam melaksanakan Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) membutuhkan sinergi beberapa elemen antara lain manajemen risiko, manajemen keamanan informasi, manajemen data, manajemen aset teknologi informasi dan komunikasi, manajemen sumber daya manusia, manajemen pengetahuan, manajemen perubahan, dan manajemen layanan sistem.
1. Manajemen Risiko
Serangkaian proses identifikasi, analisis, pengendalian, pemantauan, dan evaluasi terhadap risiko.