Kegiatan Training of Trainers (TOT) Pengembangan Pedoman Kearsipan PAUD Modern (PPKPM) FISIP UNILA

Kegiatan Training of Trainer Pengembangan Pedoman Kearsipan PAUD Modern (PKPM) Fakultas Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Politik Universitas Lampung yang diselenggarakan dalam skema PKM Unggulan yang diselenggarakan pada Senin, 27 Juli 2020 dari jam 08.30 sampai 12.00 WIB. Kigiatan raining of Trainer Pengembangan Pedoman Kearsipan PAUD Modern (PKPM) ini diselenggarakan secara online (non tatap muka) dengan menggunakan aplikasi (platform) zoom. 

Hal ini dilakukan sebagai penyesuaian mengikuti protokol Covid-19. Pada awal pengajuan proposal pengabdian dilakukan secara tatap muka. Namun dalam perjalanannya secara secara cepat mesti melakukan penyesuaian. Untuk raining of Trainer Pengembangan Pedoman Kearsipan PAUD Modern (PKPM) ini sebenarnya sudah tidak terlalu ada persoalan secara teknis. Karena sebelum diadakannya TOT terlebih dahulu, seminggu sebelumnya sudah dilakukan kegiatan FGD (Focus Group Discussion) yang juga diselenggarakan secara daring (online). Hal ini telah memberikan pengalaman kepada kami, para tim pengabdi untuk melakukan penyesuaian baik secara teknis dan materi.

Dari kegiatan pengabdian masyarakat ini dapat disimpulkan beberapa hal baik mengenai lembaga PAUD dan pengelolaan dokumen atau arsip PAUD. Lembaga PAUD merupakan instansi pendikan dasar dan terdepan dalam pendidikan dasar bagi anak. Sehingga layanan pendidikan PAUD menjadi cerminan layanan pendidikan kepada masyarakat. Hampir semua layanan pendidikan usia dini dimulai dari tingkatan terendah PAUD. Sehingga kegiatan yang dikerjakan di PAUD tidak lepas dari kegiatan administrasi yang berhubungan dengan dokumen/Arsip. 

Dampaknya dalam waktu yang tidak begitu lama volume dokumen/arsip akan semakin bertambah banyak. Sehingga menyulitkan untuk penyimpanan dan penemuaannya kembali.  Hal ini dapat diatasi apabila dokumen/arsip tersebut ditata dengan baik, pada dasarnya dokumen/arsip yang tercipta berdasarkan nilai guna dan masa simpannya sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang  Kearsipan dan untuk pelaksaanaannya yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2010 tentang.. membagi dokumen/arsip menjadi arsip dinamis, arsip dinamis aktif, arsip inaktif, dan arsip statis yang akan disimpan permanen di Arsip Nasional.

Pengelolaan dokumen/arsip sebenarnya bukanlah hal baru lagi karena sebelumnya sudah ada Undang-Undang  Pokok kearsipan pada tahun 1971 tapi Undang-undang tersebut sudah tidak berlaku lagi dan diganti dengan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Undang-undang tersebut dapat dikategorikan baru sehingga belum tersosialisasikan secara maksimal kepada  pengelola  dokumen di tingkat PAUD. Menjadi semakin kompleks seiring dengan perkembangan  yang mana UU Nomor 43 tentang kearsipan ini  memiliki hubungan dengan dua Undang-undang  lainnya, yaitu Undang-undang  Keterbukaan Informasi Publik Nomor 14 Tahun 2008 tentang  Keterbukaan Informasi Publik dan Undang-undang Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Pengelola dokumen/arsiparis memiliki tugas dan tanggung jawab yang semakin berat. Undang-undang KIP tentang Keterbukaan Informasi Publik mengharuskan lembaga-lembaga atau instansi public yang memberikan pelayanan secara langsung kepada rakyat untuk memberikan atau membuka informasinya kepada masyarakat khususnya pengguna jasa PAUD yang juga harus memberikan informasinya, secara cepat, tepat dan akurat terhadap masyarakat yang membutuhkan.