Ketika bekerja sebagai tenaga penjualan, saya selalu diingatkan manajer untuk bisa bekerja lebih cerdas dan produktif dengan menetapkan skala prioritas. Manajer saya memberi ilustrasi seperti ini:
"Kalau kamu punya 2 janji pertemuan dalam waktu hampir bersamaan, pertimbangkan mana yang lebih penting dan mana yang harus didahulukan. Pilih janji yang bisa closing dan tunda sebentar janji dengan customer yang hanya membutuhkan penjelasan produk. Jika Product Knowledge itu bisa di-email, ya email saja penawarannya, tak perlu bertemu dulu."
Sedikit ilustrasi ini mungkin masih belum bisa memperjelas bagaimana cara bekerja yang cerdas dan produktif. Namun, sebelum membahas lebih lanjut, mari kita pikirkan lagi konsep produktivitas itu sendiri.
Selama ini, banyak yang menganggap orang yang produktif itu orang yang bisa mengerjakan banyak hal sekaligus, atau multitasking. Sepertinya keren kan kalau kita bisa memasak sambil membaca buku, tangan kanan mengaduk adonan, sementara tangan kiri menuangkan minuman.
Bisa melakukan banyak hal sekaligus sering dianggap produktif, padahal bukan seperti ini konsep produktivitas yang sebenarnya. Produktif itu ketika kita bisa bekerja lebih sedikit, tapi menghasilkan lebih banyak!
Multitasking itu tidak produktif, dan tidak benar-benar membantu kita menyelesaikan banyak hal dengan baik.
Sebuah penelitian menyebutkan bahwa dibutuhkan rata-rata 25 menit untuk melanjutkan tugas yang terganggu sebelumnya. Itu berarti, menginterupsi satu tugas untuk mengerjakan hal yang lain dapat membuat kedua pekerjaan tersebut membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan.
Untuk bisa menjadi lebih produktif, ada 2 cara sederhana yang bisa kita lakukan:
1. Menetapkan Skala Prioritas dengan Eisenhower Matrix
Kita tidak dapat mengubah jumlah jam yang ada dalam sehari. Tetapi kita dapat mengontrol berapa banyak energi yang kita miliki, yang kemudian dapat membantu kita untuk melakukan lebih banyak hal dalam waktu yang terbatas tersebut. Inilah yang disebut skala prioritas.
Cara mengatur waktu dan energi ini bisa kita lakukan dengan menerapkan metode Eisenhower Matrix dalam pekerjaan sehari-hari.