Sebuah industri layanan kesehatan seperti rumah sakit, tentunya memiliki gudang penyimpanan data rekaman kesehatan pasien (medical record). Ribuan hingga puluhan ribu data pasien tersimpan dalam jangka waktu yang lama, tergantung lamanya masa operasional rumah sakit tersebut. Data arsip tersebut, umumnya tersimpan dalam rak-rak lemari. Umumnya ini akan mudah tercecer dan tak terorganisasi dengan baik.
Apalagi jika kita melihat ritme kerja dari unit/divisi keuangan, yang dipastikan harus siap dengan menumpuknya struk & faktur dari semua unit/divisi perusahaan. Belum lagi dengan penyiapan dokumen laporan keuangan untuk misalnya keterkaitan laporan perpajakkan.
Pertumbuhan kegiatan usaha yang naik berkali lipat, membuat semakin kompleksnya penyimpanan dokumen fisik. Konsekuensi yang berakibat membutuhkan ruangan khusus dan luas, banyak perusahaan telah menyewa tempat penyimpanan dokumennya.
Untuk efisiensi data dan produktivitas diperlukan sistem manajemen dokumen. Ini akan sangat membantu dalam memudahkan akses data beberapa tahun lalu. Digitalisasi merupakan solusi sebagai data cadangan (back-up) berbentuk soft-copy. Prosesnya dengan memindai (scan) data dari kertas.
Scanner yang berkembang pesat seiring meluasnya penggunaan Personal Computer (PC) dan printer dalam menyambut era digital. Perkembangan teknologi telah menghadirkan produk printer yang telah dilengkapi scanner. Lalu, mengapa masih diproduksi begitu banyak produk yang berfungsi sebagai scanner saja?
Document scanner merupakan bentuk solusi dalam penanganan scan dokumen kertas, kapanpun dan dimanapun berada. Dengan Sistem Manajemen Dokumen (DMS) yang telah terdigitalisasi, tentu efisiensi dan produktivitas kerja akan dapat maksimal. Namun yang terpenting adalah adanya keamanan data yang telah ter-enkripsi.
Deretan tipe produk scanner Brother, tersedia lengkap mulai dari bentuk kecil hingga besar. Kemudian produk scanner tersebut memiliki dua warna yakni putih dan hitam, serta modelnya seperti mobile document scanner dan network document scanner. Heran ya? Fungsinya cuma scanner, masih dibedakan warna putih dan hitam pula. Kemudian masih ada huruf N dan W, dibelakang digit dari kode produknya. Hehehe...
Nah kalau scanner Brother yang berwarna putih itu, dilengkapi fitur layar sentuh (touchscreen), sementara yang berwarna hitam tak ada fitur touchscreen. Fitur touchscreen untuk memudahkan pengaturan pemindaian, untuk menentukan jenis file yang dikehendakinya. Apabila tanpa touchscreen, maka harus dilakukan melalui perangkat komputer.
Sementara huruf N dan W dibelakang digit kode produk, menandakan kelengkapan fitur jaringan (network) dari scanner tersebut. N itu menandakan bahwa scanner tersebut tak memiliki fitur touchscreen namun memiliki jaringan LAN (local area network). W itu menandakan bahwa scanner itu dilengkapi dengan fitur touchscreen, WiFi dan LAN.
Berbagai ukuran ketebalan dan panjang kertas dari aneka dokumen, dapat dipindai oleh scanner Brother. Mulai dari kertas yang tipis hingga kertas yang tebal. Maka dari itu banyaknya deretan tipe scanner Brother, menyesuaikan ketebalan dan panjang kertas. Nggak hanya kertas folio A4, namun dapat memindai kertas sepanjang hingga enam meter. Menariknya adalah garansi penuh tiga tahun untuk seluruh jenis produk scanner Brother, mulai dari yang terkecil hingga yang terbesar.
Umumnya apabila ada produk scanner yang bergaransi tiga tahun, itu pun hanya untuk produk berharga dua ratus juta rupiah. Untuk produk network scanner berharga tiga puluh juta, ada yang memiliki kecepatan memindai hanya 25 lembar per menit saja. Sedangkan harga scanner Brother ADS-2700W dengan network scanner mahal tiga puluh juta tersebut, hanya sekitar seperempatnya saja. Kecepatan pemindaiannya hingga sebanyak 35 lembar per menit.