Menarik, Hanya Dalam Waktu 2 Bulan Sudah Mampu Kuasai Segala Jenis Surat

Magang MBKM yang dilaksanakan di Kementerian Agama Kota Pasuruan ini sangat memberikan banyak manfaat kepada mahasiswa, seperti yang di alami oleh saudari Asabela Almassaniyyah. Mahasiswa UIN Malang tersebut diberi tempat magang pada sekertariat Jendral (Sekjen) lebih tepatnya pada Urusan Kepegawaian. Urusuan Kepegawaian sendiri memilki beberapa tugas pokok dan fungsi salah satunya yakni melayani pegawai dalam mengurus permohonan izin bertugas di luar tempat bekerja atau perizinan tidak dapat bekerja dengan alasan tertentu. Setiap jenis surat memiliki standar oprasional prosedurnya masing-masing yang di dasari dengan Peraturan Pemerintah. 

Pada mulanya mahasiswa tersebut diberi penjelasan oleh pegawai yang memiliki jabatan sebagai pengelola kepegawaian, dalam penjelasannya beliau menyebutkan bahwa ada beberapa jenis surat izin yang dibutuhkan oleh pegawai : 

1. Surat Tugas, Surat tugas merupakan jenis surat resmi yang dibuat dan dikeluarkan oleh kemenag dengan tujuan menugaskan pegawai untuk melakukan suatu pekerjaan, pembuatan surat tugas ada kalanya didasari oleh dasar surat yang memberi permohonan atas pemberian tugas kepada pegawai yang dituju sesuai dengan kebutuhan, surat tugas harus disetujui /di tanda tangani tangani oleh Kepala kantor. 

2. Surat Tugas Diklat, Surat tugas diklat merupakan jenis surat resmi yang ditujukan bagi seorang pegawai untuk mengikuti pelatihan berdasarkan intruksi balai yang mengadakan diklat. 

3. Surat Perjalanan Dinas, SPPD Merupakan surat yang ditujukan untuk pegawai yang diminta untuk melaksanakan perjalanan dinas ke luar kota, surat ini diperintahkan untuk dibawa pegawai ke tempat dinas sebagai bukti penggunaan anggaran yang akan diterima. surat ini tidak hanya di tanda tangani oleh Kepala kantor tapi juga di tanda tangani oleh pejabat pembuat komitmen sesuai kebutuhan.

4. Surat Izin Cuti, Jenis surat ini merupakan surat yang dibuat sebagai bentuk permohonan izin kepada Kepala kantor agar dapat diberikan izin tidak masuk kerja. Surat izin cuti ada empat jenis yakni :

• Cuti Tahunan, merupakan hak cuti yang diberikan kepada setiap pegawai dengan kuota dua belas kali/hari cuti selama satu tahun.
• Cuti Sakit, merupakan hak cuti yang diberikan kepada setiap pegawai karena tidak mampu untuk hadir kerja dikarenakan sakit, surat izin cuti sakit harus disertai dengan surat keterangan dokter.
• Cuti Melahirkan, merupakan hak cuti yang diberikan kepada setiap pegawai yang berkesempatan melahirkan, cuti ini diberikan waktu kurang lebih satu setengah bulan.
• Cuti Besar, merupakan hak cuti yang diberikan kepada setiap pegawai yang menjalankan ibadah agama atau untuk kepentingan pribadi yang tidak dapat dipenuhi oleh cuti tahunan.

Setelah memahami penjelasan mahasiswa tersebut langsung diberi arahan untuk memperaktikkan pembuatan empat jenis surat tersebut. Seperti yang mahasiswa tersebut katakan bahwa dia mengakui jika dia mampu mempelajari dan menghafal format pada masing-masing jenis surat tersebut kurang dari dua bulan. Dan menurutnya praktik membuat surat tersebut sangat bermanfaat untuknya karena relfan dengan pembelajaran mata kuliah manajemen kearsipan pada jurusan Manajemen Pendidikan Islam di Kampus.

Author : Asabela Almassaniyyah