Dalam tata kelola organisasi, rapat adalah kegiatan yang memiliki peran strategis. Rapat berguna untuk menunjang fungsi manajemen dalam organisasi seperti perencanaan, pengaturan kerja, monitoring dan evaluasi sampai memecahkan masalah (problem solving). Oleh karena itu, rapat-rapat yang dikelola dengan baik dan berjalan efektif memberi kontribusi yang positif pada peningkatan kinerja organisasi.
Sayangnya, banyak rapat yang berjalan tidak efektif karena berbagai macam hal, antara lain: rapat tidak terarah, banyak gangguan, peserta rapat tidak fokus, dan minimnya partisipasi peserta rapat dalam memberi kontribusi pemikiran.
Salah satu penyebab rendahnya partisipasi peserta rapat adalah multitasking. Peserta rapat mengikuti jalannya pembicaraan sambil melakukan kegiatan lain di gawainya, misalnya. Malah ada yang lebih fokus ke gawai dibanding menyimak pembicaraan, apalagi saat ini banyak rapat yang digelar secara daring.
Belum lama ini video Panglima TNI, Andika Perkasa, yang memarahi seorang peserta rapat daring karena bermain gawai, viral di media sosial. Panglima TNI sampai berkata demikian pada salah satu Kepala Staf Koram yang ditegurnya, "... ulangi coba apa yang saya bicarakan barusan," saking kesalnya.
Rapat-rapat yang melibatkan peserta dalam jumlah besar, apalagi dilaksanakan secara daring memang memiliki risiko seperti ini. Saat pimpinan rapat menjelaskan sesuatu, peserta rapat malah asyik dengan yang lain.
Belajar dari pengalaman mengelola rapat-rapat di kantor selama ini, ada beberapa kiat yang bisa dilakukan untuk meningkatkan partisipasi peserta rapat dalam memberi kontribusi pemikiran. Berikut kiat-kiatnya:
Manajemen Waktu
Waktu 1,5 -- 2 jam sudah ideal untuk durasi sebuah rapat. Untuk durasi yang lebih panjang, dikhawatirkan pikiran peserta sudah terbagi pada hal-hal lain. Tapi, kadang rapat-rapat tertentu bisa berlangsung lebih lama jika topik yang dibahas bejibun. Apalagi banyak pengambilan keputusan strategis yang membutuhkan waktu berpikir dan menganalisis data lebih lama.
Untuk rapat berdurasi panjang seperti ini, pemimpin rapat bisa menyelip beberapa ice breaking di antara sesi rapat untuk membuat peserta tetap fokus. Yang tidak kalah pentingnya adalah pemimpin rapat harus memberi perhatian pada manajemen waktu rapat.
Misalnya, untuk pengaturan urutan topik rapat. Biasanya topik yang cenderung lebih ringan dibahas lebih dulu sebagai pemanasan, sebelum mengurai topik yang lebih berat. Kemudian, di pagi hari pikiran kita masih cenderung lebih fresh dibanding waktu di atas jam makan siang. Jadi kita bisa menggeber agenda rapat di pagi hari.
Berikutnya, beberapa topik rapat yang mirip, berhubungan satu sama lain atau membutuhkan data-data yang sama, sebaiknya diletakkan berdekatan dalam agenda rapat. Selain agar pikiran peserta lebih terarah, pemimpin rapat memiliki lebih banyak kesempatan untuk mengeksplor pendapat peserta mengenai topik-topik tersebut.