Seorang pemimpin rapat bertanggung jawab menyatukan pikiran para peserta rapat menjadi keputusan-keputusan terbaik. Tantangannya, setiap orang memiliki perbedaan dalam cara berpikir, cara pandang terhadap suatu masalah, cara mencapai tujuan dan cara memperjuangkan kepentingan. Oleh karena itu menjadi seorang pemimpin rapat itu susah-susah gampang.
Semakin strategis level sebuah rapat, semakin strategis pula peran pemimpin rapat. Jika pemimpin rapat tidak bisa menjalankan perannya dengan baik, maka rapat tersebut bisa menjadi tidak efektif. Pembicaraan menjadi ngalor ngidul dan bias, rapat bisa deadlock, atau keputusan-keputusan yang diambil mengawang-awang, bahkan jauh dari solusi yang diharapkan. Pada skala organisasi tertentu, rapat yang tidak efektif berarti juga rapat tidak efisien karena ada sejumlah sumber daya yang dihabiskan tanpa hasil yang sepadan.
Sebenarnya kiat-kiat sukses memimpin rapat cukup mudah kita temukan jika kita rajin mencari referensi dari media cetak maupun elektronik, buku dan internet. Berikut saya bagikan beberapa kiat memimpin rapat agar rapat berjalan dengan berdasarkan pengalaman dan pengamatan selama ini.
Persiapan yang Baik
Gagal mempersiapkan berarti mempersiapkan kegagalan. Dalam banyak hal, ungkapan tersebut benar adanya, termasuk dalam hal memimpin rapat. Jika kita diberi amanah untuk memimpin sebuah rapat, keberhasilan (atau kegagalan) kita bisa jadi diawali jauh hari sebelum rapat dilaksanakan.
Kita bisa mulai dari membaca kembali notulen rapat sebelumnya, jika rapat yang akan kita pimpin merupakan rapat rutin atau rapat yang terkait dengan rapat-rapat sebelumnya. Membaca notulen membuat kita mengetahui perkembangan topik pembicaraan sehingga agenda rapat tidak terpisah satu sama lain.
Notulen rapat pada umumnya disertai dengan rekomendasi-rekomendasi kerja yang akan ditindaklanjuti para peserta rapat. Walaupun ada sesi untuk mengecek tindak lanjut rekomendasi ini, tidak ada salahnya pemimpin rapat telah mengetahui progress pelaksanaan tindak lanjut tersebut sebelumnya. Selain membantu mengingatkan para PIC (Person In Charge), pengecekan ini juga membuat mereka memastikan data atau informasi yang akan dibahas pada rapat nanti lebih valid dan lengkap.
Membaca notulen dan pengecekan tindak lanjut rekomendasi juga membuat pemimpin rapat lebih memahami permasalahan yang akan dibicarakan. Dengan demikian, pemimpin rapat sudah memiliki rancangan-rancangan skenario jalannya rapat, bahkan gambaran alternatif solusi sebelum rapat dimulai.
Persiapan lainnya adalah melihat siapa-siapa saja peserta rapat yang akan hadir. Dengan mengetahui peserta rapat, pemimpin rapat dapat mengantisipasi dan meminimalkan hal-hal yang dapat membuat rapat menjadi kurang efekfif.
Ada orang tertentu yang sangat pandai retorika tetapi kurang pandai menemukan solusi. Jadi jika rapat dihadiri oleh peserta dengan tipe seperti ini, kita harus memastikan mereka tidak membuat rapat menjadi bertele-tele dengan mengarahkan mereka untuk fokus pada agenda, data dan alokasi waktu. Sebaliknya, ada orang yang memiliki analisis tajam dan ide-ide brilian, tetapi suka malu mengungkapkan pendapatnya. Kita harus cerdas memberi stimulus dan arahan agar peserta dengan tipe seperti ini lebih berani berkontribusi pada rapat.
gambar dari www.salesforce.com
Mengendalikan PembicaraanPada saat rapat sedang berlangsung, pemimpin rapat harus mahir memandu lalu lintas pendapat dan pertanyaan agar rapat selalu berpatokan pada agenda, baik topik-topik pembicaraan maupun alokasi waktu.
Jika rapat yang dipimpin sifatnya operasional, teknis, apalagi strategis pastikan peserta berbicara sesuai dengan data-data pendukung agar pembicaraan tidak bias dan pengambilan-pengambilan keputusan lebih tepat sasaran.
Pembicaraan yang tidak berbasis data sering membuat rapat menjadi bertele-tele dan pembahasan bisa jadi sangat subjektif. Jika demikian yang terjadi, keputusan-keputusan yang dihasilkan pun tidak maksimal (baca ilusi dalam ruang rapat).