Dewasa ini, bentuk kemajuan juga mengubah segala sesuatu yang dilakukan secara konvensional dan manual yang dulunya menggunakan cara sederhana berubah menjadi cara yang lebih modern dan memanfaatkan teknologi. Salah satu contohnya adalah berubahnya cara pembuatan surat dari yang sederhana beralih menggunakan cara modern.
Penggunaan cara modernlah yang dimaksud dengan memanfaatkan teknologi, dimana teknologi tersebut dapat mengubah semua sistem yang lama ke sistem baru dan tentunya dengan cara lebih singkat. Penggunaan teknologi tersebut adalah bentuk pemanfaatan aplikasi atau alat pembantu surat menyurat dengan tetap memperhatikan fungsi surat dan tujuan pembuatan surat.
Selain menggunakan aplikasi atau alat surat menyurat, adanya kemajuan teknologi saat ini merubah sistem tersebut dapat berganti menjadi penggunaan alat seperti telepon, telegram, email atau faksimile. Namun tetap saja, akan lebih mudah dan efisien apabila proses persuratan yang ada menggunakan kecanggihan teknologi berupa bentuk surat menyurat.
Surat yang sesuai atau dianggap baik harus memenuhi persyaratan kompilasi berikut:
a. Memahami masalah utama yang dilaporkan
Agar dapat menulis surat dengan jelas, konsep surat itu dimaksudkan untuk dipahami dengan baik atau dipahami dengan masalah utama dan tujuan untuk di k0munikasikan dan cara terbaik untuk mengirimkannya ke penerima di masa depan.
b. Menurut tata bahasa standar
Karakter sebagai alat komunikasi resmi tentu harus menggunakan bahasa standar untuk memfasilitasi pemahaman tentang konten karakter, elemen tata bahasa seperti tema dan predikat dijelaskan secara eksplisit, dan tanda baca sesuai dan benar.
c. Gunakan bahasa yang sederhana