Jika berbicara tentang Organisasi (organization) berarti berbicara tentang sebuah kelompok, dimana kelompok tersebut biasanya memiliki atasan dan juga bawahan, dimana bawahan (karyawan/pegawai) berada di bawah pengarahan atasan (manajer/pimpinan) demi mencapai tujuan bersama.
menurut Schein, “Organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab”. Dengan pengertian organisasi tersebut, sangat jelas bahwa dalam rangkaian organisasi itu terdapat suatu hubungan erat antara atasan atau pimpinan dan bawahan, sehingga akan terjalinlah sebuah program kerja yang efektif, dan hal itu tidak luput dari adanya suatu pengorganisaan dari sang pemimpin organisasi.
Organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut (Schein, 1982 dalam Muhammad, 2007). Sifat tergantung antara satu bagian dengan bagian lain menandakan bahwa organisasi yang dimaksudkan Schein ini adalah merupakan suatu sistem. Berarti dalam sebuah organisasi terdapat suatu sifat ketergantungan antara satu bagian dan bagian yang lainnya, sehingga jika ada bagian yang terpecah atau ada masalah, maka akan ada misskomunikasi dan organisasi itu tidak akan berjalan sesuai dengan tujuan awal.
Organisasi adalah suatu bentuk sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi atau diatur oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama (Muhammad, 2007). Jika dilihat dari definisi tersebut, saya mengartikan bahwa sangat diperlukan koordinasi dalam setiap organisasi, agar dalam setiap organisasi tersebut menjalankan masing-masing tugasnya dengan baik tanpa ada timpang tindih tugas atau kewajibannya, sehingga tercapailah tujuan bersama dalam organisasi tersebut.
Dalam suatu organisasi, seorang manajer juga membuat kesalahan yang sama. Mereka memulai kegiatan-kegiatan dan membuat keputusan-keputusan tanpa penetapan suatu kerangka tujuan-tujuan terlebih dahulu, dimana hal ini akan mengarahkan pembuatan keputusan dalam organisasi (Handoko, 2003). Jika keputusan itu ada pada satu pihak atau hanya di ambil dari manajer saja, organisasi itu tidak akan mencapai tujuan awal atau tujuan bersama tadi. Karena seperti yang sudah saya sebutkan diatas, dalam suatu organisasi itu terdapat bagian atau job-job tersendiri yang harus mengerjakan kewajibannya dan bekerjasama untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi tersebut.
Seperti halnya sesorang melakukan sesuatu pasti memiliki tujuan, dan disini Organisasi juga memiliki tujuan. Namun sebelum Organisasi itu memiliki tujuan, organisasi tersebut harus memiliki misi atau maksud organisasi.
Dalam organisasi juga terdapat elemen organisasi, karena elemen organisasi ada yang sederhana ada pula yang sangat kompleks, maka elemen-elemen berikut inilah yang akan menentukan elemen dasar dari suatu organisasi. Elemen organisasi yang pertama adalah Struktur Sosial. Struktur sosial merupakan pola atau aspek aturan hubungan yang ada antara partisipan di dalam suatu organisasi. Kedua, Partisipan. partisipan adalah individu-individu yang memberikan kontribusi kepada organisasi. Semua individu berpartisipasi lebih daripada suatu organisasi dan keterlibatannya pada masing-masing organisasi tersebut sangat bervariasi. Ketiga, Tujuan. konsep tujuan organisasi adalah hal yang paling penting dan sangat kontroversal dalam mempelajari organisasi. Keempat, teknologi. Teknologi adalah penggunaan mesin-mesin atau perlengkapan mesin dan juga pengetahuan teknik dan keterampilan partisipan. Tiap-tiap organisasi mempunyai teknologi dalam melakukan pekerjaannya. Kelima, lingkungan. Setiap organisasi berada pada keadaan fisik tertentu, teknologi, kebudayaan dan lingkungan sosial, terhadap mana organisasi tersebut harus menyesuaikan diri. Tidak ada organisasi yang sanggup mencukupi kepentingan dirinya sendiri. Semuanya tergantung kepada lingkungan sistem yang lebih besar untuk terus hidup. Sudah pasti pula elemen-elemen itu saling keterkaitan antara satu elemen dengan elemen lainnya (Muhammad, 2007).
Karena suatu organisasi lebih terstruktur maka sangat banyak aspek-aspek yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya, sehingga jika terjadi sebuah kesalahan pada salah satu bagian, maka organisasi tersebut tidak akan berjalan, dan suatu organisasi itu dijalankan harus sesuai dengan fungsi organisasi tersebut, fungsi organisasi ini juga dapat dilihat melalui situasi dan kondisi (waktu).
Handoko (2003, p. 110-111) mengatakan bahwa “Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang pervariasi menurut waktu dan keadaan”. Dari penjelasan mengenai organisasi diatasjika dikaitkan dengan komunikasi organisasi, tentu sangat kuat kaitannya. Dimana komunikasi organisasi itu sendiri adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Maka sangat relevan jika kita mengaitkan eksistensi organisasi dengan keberadaan komunikasi organisasi yang pada hakikatnya memang suatu organisasi itu akan sukses dengan adanya komunikasi yang efektif didalamnya.
Jika dilihat dari fungsinya, jelas komunikasi organisasi juga berfungsi untuk mempengaruhi khalayak. Komunikasi juga membutuhkan khalayak untuk membeli atau mengkonsumsi berbagai produknya, disitulah letak bagaimana komunikasi berperan pentingt dalam suatu golongan, kelompok, dan organisasi.
Maka yang harus diperhatikan dalam suatu organisasi itu adalah sebuah koordinasi, dimana dengan adanya suatu organisasi dari pimpinan akan membuat jalan organisasi itu terarah serta tepat pada sasaran dari organisasi itu sendiri. karena memang pada hakikatnya suatu organisasi itu akan tetap terakui keberadaannya ketika masih terdapat koordinasi dari atasan terhadap bawahan karena hal tersebut membuktikan bahwa organisasi itu masih hidup.
Organisasi dalam bentuk apapun esensinya terdiri dari sumber daya, proses manajemen dan tujuan organisasi. Seluruh sumber daya yang dimiliki organisasi tersebut dimanfaatkan dalam proses manajemen secara terintegrasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Proses integrasi sumber daya maupun proses manajemen untuk mencapai tujuan organisasi tersebut disebut dengan proses koordinasi. Dengan demikian, koordinasi memiliki peran yang vital dalam memadukan seluruh sumber daya organisasi untuk pencapaian tujuan.
Semakin kompleks organisasi dan manajemen maka semakin kompleks juga proses koordinasi yang harus dilakukan. Bahkan, dalam konteks organisasi swasta (private institutions), koordinasi tidak hanya dilakukan dalam ruang lingkup satu negara tetapi juga lintas negara sebagaimana telah banyak dipraktekan oleh perusahaan-perusahaan multi-nasional (Alleen, 2011). Dapat dibayangkan, betapa sulitnya proses manajemen sumber daya yang tersebar di berbagai negara tanpa adanya koordinasi. Tanpa koordinasi maka sumber daya yang tersebar tersebut tidak dapat dikelola secara efektif dan efisien.
Prinsip koordinasi juga harus terefleksikan dalam organisasi public/pemerintahan maupun organisasi kesewadayaan masyarakat (Alleen, 2011). Dalam organisasi publik, sumber daya yang digunakan tidak sedikit. Untuk menunjang proses manajemen pembangunan di berbagai bidang termasuk bidang politik, ekonomi, sosial dan budaya maka sumber daya baik keuangan negara maupun sumber daya manusia tidak sedikit. Bahkan, sebagian sumber daya finansial tersebut sebagian mungkin dipenuhi melalui hutang luar negeri. Dalam kondisi tersebut, apabila sumber daya tidak dimanfaatkan secara efektif dan efisien maka akan terjadi pemborosan sumber daya.
Namun dalam praktek administrasi negara di Indonesia seringkali koordinasi dianggap sebagai barang mahal. Koordinasi mudah diucapkan tetapi sulit untuk dilaksanakan. Banyak sekali instansi yang memiliki kegiatan sejenis namun tidak terkoordinasi dengan baik. Masalah ini juga terjadi dalam hubungan antar unit dalam organisasi. Beberapa unit dalam satu organisasi memiliki kegiatan serupa tanpa bisa dikendalikan oleh pimpinan. Kondisi ini dapat semakin parah apabila tidak dikoordinasikan dari semenjak perencanaan, pelaksanaan sampai evaluasi.
Secara umum, koordinasi merupakan tali pengikat dalam organisasi dan manajemen yang menghubungkan peran para actor dalam organisasi dan manajemen untuk mencapai tujuan organisasi dan manajemen. Dengan kata lain, adanya koordinasi dapat menjamin pergerakan aktor organisasi ke arah tujuan bersama. Tanpa adanya koordinasi, semua pihak dalam organisasi dan manajemen akan bergerak sesuai dengan kepentingannya namun terlepas dari peran aktor lainnya dalam organisasi dan peran masing-masing aktor tersebut belum tentu untuk mencapai tujuan bersama.