Pernah tahukah Anda cara mendisegn SOP (Standard Operational Procedure) itu seperti apa, atau pernah terlibat menyusun SOP dalam perusahaan? Pemahaman awal SOP menjadi pedoman penting bagi karyawan sebelum menjalankan aktivitas pekerjaan di lingkungan perusahaan. Baik karyawan baru maupun karyawan lama, wajib diberikan pemahaman SOP kerjanya masing-masing.
SOP ini mempunyai prinsip agar karyawan menajalankan pekerjaan berdasarkan dengan tugas dan tanggung jawabnya ditempat kerja seperti contohnya kegiatannya begini "tuliskan apa yang anda kerjakan dan setiap tugas yang anda kerjakan tuliskan kembali", artinya menjadi pengikat antara karyawan dan perusahaan dalam menjalankan pekerjaan yang sesuai dengan peraturan perusahaan.
SOP merupakan tindakan pencegahan agar tidak terjadinya "Penyimpangan, Pelanggaran dan kelalaian" di tempat kerja. Penting untuk di simak lebih dalam, karena SOP salah satu alat sebelum karyawan memulai kerja "untuk diberikan pelatihan tentang SOP pelaksanaan tugas". Sehingga dapat mengurangi potensi-potensi yang merugikan perusahaan.
Poin-poin penting dalam SOP yang perlu diketahui seperti "batasan cakupan yang akan dikerjakan" artinya sejauh mana tugas karyawan melakukan pekerjaannya terutama melibatkan pihak lain atau pihak eksternal, meskipun terkadang hanya bersifat koordinasi atau melaporkan kegiatan yang berkaitan dengan karyawan yang lain.
Definisi SOP Menurut Teori :
SOP Menurut "Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), SOP berfungsi sebagai standarisasi langkah yang digunakan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan terjadinya kelalaian".
Kata kuncinya membuat standarisasi bagi karyawan akan menjalankan aktivitas pekerjaan, serta menyelesaikan tugas sesuai dengan panduan yang ditetapkan perusahaan serta mencegah tindakan kesalahan dan kelalaian seperti contoh "karyawan belum paham menggunakan peralatan dan perlengkapan kerja, karyawan tidak memberikan pelayanan secara profesional, dan lain sebagainya".
Tugas selesai bukan berarti tergesah-gesah atau terburu-buruh, namun perlu digaris bawahi perlu menumbuhkan sensisitivitas terhadap hasil kerja yang mengikuti proses atau tahapan tanpa ada komplain dari user, klien atau customer eksternal yang berdampak negatif terhadap perusahaan.
SOP Menurut Fajar Nur'Aini, "tujuan pembuatan SOP adalah untuk memastikan konsistensi. SOP dibuat agar setiap pelaksana/petugas/pegawai mengetahui standar yang telah ditetapkan, sehingga mereka mampu menjaga konsistensi dan tingkat kinerja".
Kata kuncinya konsistensi dalam menjalankan prosedur kerja yang secara terus-menerus tanpa ada unsur "minta diperhatikan oleh pimpinan atau ingin mencari muka" karena untuk meningkatkan produktivitas dan prestasi kerja dengan membangun etos kerja yang berkaitan dengan aspek-aspek lainnya.
Konsistensi bukan berarti tanpa pengawasan, namun antara karyawan dengan atasan harus berkolaborasi "jangan sampai ada pengawasan oleh atasan kinerja baik-baik saja sedangkan sebaliknya tidak ada pengawasan kinerja menjadi menurun" ini yang harus dipegang, konsisten bekerja, konsisten pengawasan dan konsisten semuanya untuk meningkatkan pelayanan di perusahaan.